Et skifte i fokus fra øvelse til læring
Rogaland bruker en modell for å lære, ikke bare øve.
I 2012 skrev jeg sammen med Tommy Steinnes en masteroppgave med tittelen «Øvelse gjør mester?». Der så vi på hvilke faktorer som hadde betydning for den organisatoriske læringen i forbindelse med de store samvirkeøvelsene i Hordaland.
Resultatet var nedslående. Det viste seg at man stort sett gjorde de samme funnene etter alle storøvelser. Organisasjonene hadde ikke tatt lærdom av tidligere øvelser og rettet opp avvik og svakheter. Det viktigste syntes å være at øvelsen var avholdt. Når øvelsen var avsluttet døde interessen for funn av læringspunkter fort ut i organisasjonene.
Da Hordaland neppe kan sees på som spesielt dårlige i forhold til beredskapsmessige problemstillinger, antar vi at funnene våre kan ha gyldighet utover det vi forskningsmessig kan stå inne for.
SEKS FAKTORER
Vi fant fram til seks faktorer som er avgjørende for organisasjonenes læringsevne: Ansvar, kompetanse, struktur, ressurser, personkjemi og kultur. De viktigste funnene her var:
• Ansvaret for øvingsvirksomheten må forankres høyest mulig i organisasjonen. Det er ikke en oppgave man sender ned i organisasjonen og gir til en enkelt person.
• Når det gjelder kompetanse er det viktigste å klare å holde kontinuitet i kompetansen man bygger opp. I dag svinger den voldsomt, også fordi den hviler på for få skuldre. Man bygger opp kompetanse, som over natten blir borte.
• Struktur eller mangel på sådan gir dårlig læring. Dette sammen med kompetanse er en forutsetning for å klare å lære noe av en øvelse.
• Ressurser eller mangel på sådanne er det som får skylden for det meste her i samfunnet. Dette gjelder også fraværet av organisatorisk læring. Vår undersøkelse viste at det nok ikke er her det egentlige problemet ligger. Mangel på ansvar, kompetanse og struktur er mer ødeleggende enn fraværet av ressurser.
• Personkjemi er et ømtålig tema som vi brukte lang tid før vi valgte å gå inn på. Men det er nå en gang slik at det er mennesker som skal skape de gode løsningene sammen. Når det periodevis sitter enkeltpersoner i viktige posisjoner som er sterkt funksjonelle (ser alt fra sitt faglige ståsted og setter egne etatsinteresser høyest) og som derfor ikke klarer å jobbe godt nok sammen med andre, er dette ødeleggende for samfunnets evne til å kunne bygge robusthet. Bedre strukturer og mer kompetanse vil også her være dempende i forhold til denne problemstillingen.
• Forskjellige kulturer er noe man må forholde seg til. Men man må i større grad jobbe for å bygge et felles kulturelt fundament mellom dem som skal samarbeide. Ansvar, kompetanse og struktur er også her nøkkelord for å minimalisere negative kultureffekter.
Forsvaret er en organisasjon som har lang tradisjon på å bygge sin kompetanse gjennom øvingsvirksomhet. Etterkrigstidens fravær av krig har gjort dem flinke til dette. Mye av lederutdanningen i Forsvaret, på alle nivåer, handler derfor også om evne til å lage og holde nettopp øvelser.
Det er i praksis også denne kompetansen det sivile samfunnet har støttet seg til gjennom den store mengden reserveoffiserer som fantes og enda finnes ute i det sivile samfunn.
Imidlertid har det vist seg svært utfordrende - om ikke umulig - å drive store samvirkeøvelser som gir organisatorisk læring i etater med stadig pågående samfunnsoppgaver. Prioritering ved tilførsel av ressurser har her blitt brukt som den eneste saliggjørende løsning på sikt.
Tilføring av ressurser har tross alle gode forsetter vist seg å være umulig i praksis. Her lå derfor utfordringen for oss. Løsningen måtte være noe annet enn bare å pøse på med ressurser.
Mot slutten av oppgaven hadde Tommy en drøm. Denne resulterte i at vi tok den akademiske sjansen å presentere vår egen løsning i forhold til problemstillingen. En løsning som vi ikke hadde noen vitenskapelige bevis på fungerte. Vi var bare overbevist om at vi var på riktig spor.
SETTER LÆRING I FOKUS
Gjennom vår veileder Morten Sommer ved Høyskolen Stord Haugesund fattet blant annet redningssamvirke i Rogaland tidlig interesse for vår modell og våre tanker for å hente læring ut av de store samvirkeøvelsene. De har høstet god erfaring med metodikken som modellen representerer. Dette har for dem vært et viktig bidrag i deres utarbeidelse av deres nye håndbok i øvingsplanlegging.
En enkel forklaring av modellen er at den setter læring i fokus. Selve øvelsen blir bare et element i læringsprosessen. Øvelsen er kun et element som også i noen tilfeller faktisk kan sløyfes.
Ved å snu tankegangen på hodet henter vi læringen ut fortløpende i prosessen. Billedlig sett kan man si at vi leser før eksamen, og ikke som nå - i beste fall - etter. Selve øvelsen blir en verifikasjon på at ting fungerer slik det skal.
Modellen er myntet på å gi organisatorisk læring der mange aktører skal bli bedre til å beherske et scenario sammen. Det er ikke øvelsen som skal være fokus, men det utbyttet man sitter igjen med etter å ha gått gjennom læringsprosessen.
Vår modell er altså en modell for å styre en forbedringsprosess. En modell spesielt myntet på å hente organisatorisk læring ut av prosessen rundt de store øvelsene. Vi håper vår modell kan være med å gi struktur til øvingsprosessen, være et kompetansebidrag til et fagfelt preget av stor grad av usikkerhet.
Sammen med tydelig ansvarsfordeling vil dette også være med på å redusere negative kulturelle gnisninger og minimalisere effekten av åpne og fordekte personkonflikter innad og mellom etater.
