Ville nekte varslere innsyn i saken de varslet om

Mars 2015: Fem ansatte ved Politifagavdelingen i Politidirektoratet (POD) som har varslet om avdelingsleder Knut Smedsruds lederstil blir innkalt til et møte. SINTEF har i løpet av vinteren undersøkt varselet og til slutt levert en rapport til POD den 10. mars. De fem varslerne får på møtet lest opp rapporten fra SINTEF om der det konkluderes rundt varselet de selv står bak.

Og det stopper med denne høytlesningen. De fem som har skrevet under på et varsel om ti konkrete hendelser mot sin egen sjef, nektes nemlig innsyn i rapporten fra SINTEF, fremkommer det i dokumenter Politiforum har fått innsyn i.

En av varslerne ber om innsyn fordi vedkommende er part i saken. Gjennom svar fra HR-direktør Karin Aslaksen og seksjonssjef Frode Aarum, peker imidlertid POD på at hensynet til personalforvaltning og personvern gjør at dokumentet unntas fra innsyn. At varsleren er part i saken, er ikke gjeldende i denne saken, mener de.

POD har bekreftet til Politiforum at kun HR-direktør Karin Aslaksen, omvarslede avdelingsleder Knut Smedsrud, politidirektør Odd Reidar Humlegård og assisterende politidirektør Vidar Refvik kjenner til innholdet i varselet, i tillegg til varslerne selv.

Hadde POD fått bestemme, hadde det dermed bare vært de fire topplederne i POD som hadde hatt tilgang til varslingsrapporten.

LES REPORTASJEN: Slik endret politidirektøren toppledelsen i Politidirektoratet.

POD måtte snu

Men varsleren som har bedt om innsyn gir seg ikke. Varsleren vil sette seg inn i vurderingene som er gjort rundt sin egen varsling, som har ført til at SINTEF mener at Knut Smedsrud ikke har brutt arbeidsmiljøloven.

Varsleren klager innsynsavslaget fra POD videre til Justis- og beredskapsdepartementet. Halvannen måned senere, i mai 2015, svarer departementet at de støtter unntaksvurderingene POD har gjort. Departementet mener imidlertid varslerne har rett på innsyn i en sladdet versjon av rapporten, som følge at de er parter i saken.

POD må dermed snu. I juni får varsleren tilgang til dokumentet. I ukene som følger ber også andre av varslerne om innsyn i rapporten og får det innvilget.

– Tok varselet på største alvor

HR-direktør Karin Aslaksen sier i et intervju med Politiforum at POD tok varselet fra de ansatte på største alvor.

– Vi har i flere omganger fått gjennomgått våre rutiner for varsling. En av tingene som er viktig er at vi kom raskt i gang. Vi inviterte varslerne til et møte og informerte om det videre løp. SINTEF gransket deretter varslingsaken og oppsummerte sine vurderinger i en rapport til POD.

SINTEF gjennomførte deretter en gjennomgang av varselet, i henhold til at varselet dreide seg om arbeidsmiljøproblemer, forklarer hun.

– I forarbeidet til en gransking blir sakene det varsles om vurdert for å avklare om alle sakene skal omfattes av en granskning eller vurderes på andre måter. Det ble også gjort i denne saken. Når granskningen var gjennomført så innkalte vi alle varslerne til et møte der vi leste opp rapporten fra A til Å. De fikk høre det samme, men ikke utdelt rapporten skriftlig, sier Aslakse, og fortsetter:

– Arbeidsgiver har ansvar for å ivareta alle berørtes personvern og har taushetsplikt om personsensitiv informasjon, som vi mente forelå i denne rapporten. Både for de som varsler og den som blir varslet på. Derfor mente vi at vi ikke kunne gi ut rapporten, slik som den ble lest opp for dem. Det ble påklaget av noen av varslerne, og departementet ga dem medhold i at de skulle få en sladdet versjon av rapporten. Det som var sladdet var det som ikke omhandlet dem selv. Det fulgte vi naturligvis opp.

I korrespondansen mellom varsleren som klagde over manglende innsyn og direktoratet fremkommer det at varsleren i april 2015 ikke var fornøyd med oppfølgingen fra POD i etterkant av at SINTEF-rapporten lå på PODs bord. Derfor ble også Arbeidstilsynet kontaktet vedrørende varselet.

– Har brakt tiltak ut blant de ansatte

HR-direktøren Karin Aslaksen mener imidlertid at POD har fulgt opp tiltak som ble iverksatt etter rapporten.

– Det aller viktigste er at de berørte ble ivaretatt i prosessen, og de tiltakene vi satte i verk etter at vi fikk rapportene. De tiltakene handlet jo om å jobbe med det relasjonelle mellom seksjonsleder og avdelingsleder, og mellom de ansatte i seksjonen. På bakgrunn av tiltakene som ble iverksatt, mente vi etter en periode at varslingssaken var lukket og avsluttet, og fikk medhold hos noen av varslerne om at det var blitt fulgt opp.

– Men ikke alle?

– Nei, jeg sa noen. Andre var ikke fornøyd. Noen av sakene de ikke var fornøyd med, har vi da jobbet videre med etterpå. Vi har et ansvar for å verne både de som varsles på og de som er varslere. Her var det en gruppe som hadde skrevet under. Av hensyn til og av taushetsplikt når det gjelder personsensitiv informasjon, så mente vi at vi ikke kunne gi ut rapporten sånn som den forelå.

– Og det drøftet dere som visste om det i ledergruppa?

– Dette ble vurdert av våre arbeidsrettslige jurister. Det var primært på det arbeidsrettslige og personvernhensyn at dette ble vurdert.

– Du, Smedsrud, Humlegård og Refvik visste om innholdet, i tillegg til varslerne. Hvis varslerne ikke skulle ha innsyn i rapporten og det bare var de fire i ledergruppa som kjente til innholdet, hva var tanken rundt hvordan dere skulle følge opp varselet?

– Det er personsensitiv informasjon som ikke skal ut. Det aller viktigste er jo konklusjonene og forslagene til tiltak. De har jeg formidlet åpent og tydelig til min sjef og til andre som var nødvendige å få vite om dem. Det som kom fram av tiltak, arbeid med partssamarbeid, det relasjonelle, respekt mellom ledelse og ansatte, å være tettere på som leder, alt dette er informasjon som er brakt ut også til arbeid med ledelsesutvikling i POD, sier HR-direktør Aslaksen om oppfølgingen av varslingsrapporten.

– Men hvem er det du har brakt det ut til?

– Blant annet til Odd Reidar. Og til vi som er ansvarlige for å sørge for at tiltakene blir iverksatt. For eksempel har vi som HR-støtte og HR-rådgivere ansvar for å følge opp tiltakene.

– Så HR-rådgivere har fått informasjon om tiltakene fra rapporten?

– Som HR-leder var jeg ansvarlig for å utvikle tiltak sammen med mine rådgivere og å støtte lederne i å iverksette nødvendige tiltak for å forbedre det som er påpekt av svakheter både i arbeidsmiljøundersøkelsen og i varslingssaken. Det er jo det aller viktigste ved å gjøre en evaluering og granskning, det er at man lærer av det. Da er det viktig at øverste ledelse i POD, er klar over og støtter tiltakene som bør iverksettes. Den viktigste læringen fra denne og andre varslingssaker er å forstå hvordan vi kan forebygge at varsling blir nødvendig. Jobbing med medarbeiderskap og hverdagsledelse for å skape et ytringsklima der det er trygt å si i fra er et viktig arbeid fremover, sier Aslaksen.