Slik skal politiet håndtere varsling

Det sier HR-direktør Karin Aslaksen i Politidirektoratet (POD) og hovedverneombud Audun Buseth i politi- og lensmannsetaten.

– Vanligvis skal en sak behandles på lavest mulig nivå. Den største forskjellen med de nye rutinene er at saken nå blir løftet opp til en vurderingsgruppe under politimesteren, som skal ta stilling til hvilken type sak det er og hvordan den skal håndteres videre. En grunn til at vi landet der, er for å sørge for raskere behandling og tydeliggjøre hvem som har ansvaret. Ofte ser vi at det blir reist spørsmål ved habilitet eller om ansvaret er på riktig ledernivå. Forhåpentligvis sikrer dette en ryddig avklaring i saken, sier Buseth.

Vurderingsgruppen skal ifølge rutinene håndtere varselet så snart som mulig, og senest innen tre virkedager.

– Vi ser også at politidistriktene ofte ikke har tung nok kompetanse til å se hva det egentlig er varslet om. Er det et varsel om kritikkverdige forhold etter arbeidsmiljøloven, er det noe spesialenheten skal se på, eller er det en personalsak? Dette er noe en vurderingsgruppe vil få kompetanse på, forklarer Aslaksen.

LES RUTINENE I SIN HELHET HER (PDF)

To grupper

Vurderingsgruppen skal være fast, og bestå av HMS-leder i politidistriktet, en person fra HR-avdelingen med arbeidsrettslig kompetanse, og hovedverneombudet. Hovedverneombudets rolle i gruppen, er å gi råd, understrekes det i rutinene.

– Vurderingsgruppen går inn i saken, vurderer den og definerer hvor ansvaret skal ligge. De skal ikke håndtere selve varselet. Den oppgaven har vi splittet. Vi har satt et tydelig skille mellom vurdering og håndtering, sier Buseth.

– Om et hovedverneombud skal håndtere varselet, kommer vi i en uheldig dobbeltrolle. Men å gi råd i første instans, er positivt, fortsetter han.

Gruppen skal gi råd om behandlingen av saken, hvilke metoder som kan benyttes og om det for eksempel trengs bistand utenfra. Deretter er det politimester eller leder for særorgan som beslutter videre behandling av saken.

– Et viktig læringspunkt fra Wiersholm-rapportene, er at vi i størst mulig grad tidlig får sortert ut hva som er varslingssaker i henhold til arbeidsmiljøloven, sier Aslaksen.

Dersom det er snakk om varsling om kritiske forhold som skal granskes internt, blir varselet oversendt til en undersøkelsesgruppe, som skal gå inn i selve saken. Gruppens sammensetning og organisering, er det opp til politidistriktene selv å beslutte.

– Enten kan de tilpasse kompetansen i gruppen til den konkrete saken, eller de kan ha en fast gruppe. Her ligger det en valgfrihet. Undersøkelsesgruppen skal innhente opplysninger, utarbeide og anbefale tiltak, sier Buseth.

Varslingsgruppen i Vest politidistrikt, dekker funksjonen til både vurderingsgruppen og undersøkelsesgruppen i de nye retningslinjene. Alle distriktene må tilpasse seg de nye rutinene, og varslingsgruppen i Vest politidistrikt vil sannsynligvis dermed gå over til å bli en undersøkelsesgruppe.

36 varslingssaker

Det er en arbeidsgruppe nedsatt av POD som har kommet fram til de nye rutinene. Gruppen begynte jobben i mars 2015, og har gjennomgått Wiersholm-rapportene etter Monika-saken og sett på forskning og rutiner fra andre virksomheter. De har også gjennomgått 36 varslingssaker i politiet i perioden 2013-2015.

– Det de har gjort, er å gå gjennom sakene og se om det er fellestrekk. Gruppen har ikke sett på saken eller metoden som er brukt, men vi har sett på erfaringene, og hva vi tror kunne bidra til at de ble bedre håndtert. Det viktigste funnet i mange av sakene, er at det virker som om sakene kunne og burde vært løst på et langt lavere tidspunkt. Og da hadde det ikke blitt en varslingssak, sier Buseth, som selv var en del av gruppen sammen med blant annet Egil Svartbekk, leder for HMS-seksjonen i POD.

– Analysen av sakene skal også brukes til forebygging av nye varslingssaker gjennom at vi har fått kunnskap om hvor det er risiko for nye saker, supplerer Aslaksen.

– I tillegg er arbeidsgivers ansvar for ivaretakelse av varsler og påvarslet tydeliggjort, samt ansvar og roller i organisasjonen for å håndtere et varsel. Rutinene inneholder også et flytskjema, som skal skape forutsigbarhet for de involverte og for å forenkle gjennomføringen av prosessens ulike faser, fortsetter hun.

De nye rutinene, mener Buseth, er langt mer konkrete enn de gamle.

– De er mer håndfaste. Men syretesten blir fortsatt hvordan vi håndterer varslingssaker, at vi tar tak i dem før det har gått for lang tid og behandler dem på en ryddig måte, slik at belastningen blir så liten som mulig for de involverte, og med nødvendig tillit til oppfølgingen.

Begynner opplæringen

Det 20 sider lange dokumentet som beskriver politiets nye varslingsrutiner, skal nå bli en del av det daglige, systematiske HMS-arbeidet i politidistriktene.

– Slik skal de kunne fange opp det som kan være varslingssaker gjennom annen rapportering og oppfølging underveis. En fellesnevner for mange av de 36 varslingssakene som arbeidsgruppa så på, var et forholdet isolert sett ville blitt løst bedre om det hadde blitt tatt tak i tidlig nok. Istedenfor får problemet vokse, og saken blir langt større og mer komplisert enn den trengte å være, sier Buseth.

Viktig i dette, er et bedre ytringsklima, mener Aslaksen.

– En kilde til å forbedre måten vi jobber på, er å se på hvordan man blir møtt når man kommer med forslag om å gjøre ting annerledes. At vi som ledere i større grad klarer å stå i uenighet og jobbe med forbedringer. Det krever at ledere og medarbeidere i fellesskap blir enige om hvordan de ønsker å ha det på sin arbeidsplass, sier HR-direktøren.

Hun sier at opplæringen i de nye rutinene nå skal igangsettes.

– Vi planlegger sammen med vernetjenesten og foreningene et felles opplegg for å trene ledere, HMS-ledere, tillitsvalgte og den valgte vernetjenesten i å forebygge og håndtere varsler. Det viktige nå, er at flest mulig blir opplært og trent i å forebygge og forstå rutinene, sier Aslaksen.

Buseth sier det er nå den viktigste fasen begynner.

– Det mest kritiske med dette, er å få det til å fungere i praksis. For å lykkes, er det viktig å ha fokus på forholdene det varsles om, og hvordan nødvendige forbedringer kan gjennomføres. Ingen som sier ifra skal utsettes for negative reaksjoner, selv om det skulle vises seg at forholdet ikke blir definert som kritikkverdig i juridisk forstand.