Sivilombuds- mannen: Kritisk til omgåelse av regler

I en avgjørelse fra november i fjor, vurderte Sivilombudsmannen prosessen rundt ansettelsen av ny assisterende universitetsdirektør ved Universitetet i Bergen. Konklusjonen var at Universitetet ikke førte opp alle personene de burde ha ført opp på søkerlista.

Kritikken kom etter at Universitetet gjennomførte samtaler med tre personer, som på forhånd sendte inn informasjon om utdanning, praksis og personlig egnethet. Til stede under samtalene var også representanter for rekrutteringsbyrået som ble brukt: Delphi Consulting, det samme byrået som Politidirektoratet (POD) benyttet seg av når de ansatte avdelingsdirektører.

I konklusjonen skriver Sivilombudsmannen:

«Ombudsmannen er kommet til at formålet med de samtalene som ble gjennomført var å få klarlagt hvem som var best kvalifisert for stillingen, og at samtalene dermed gikk lengre enn å avklare om de aktuelle personene kunne være interessert i å bli vurdert for stillingen».

Fordi samtalene bar mer preg av jobbintervjuer enn uformelle møter for å finne ut om vedkommende personer var interessert i jobben, skulle personene derfor ha vært ført opp på søkerlisten, understreker Sivilombudsmannen.

«Ut fra notatene fra intervjuene/samtalene synes formålet å ha vært å få klarlagt hvem av de tre personene som var best kvalifisert for stillingen. Universitetet har også selv bekreftet at samtalene dannet et vurderingsgrunnlag for forslagskomiteen med sikte på hvem som skulle inviteres til tester og annengangsintervju».

Ofte samtaler før søknad

Da Knut Smedsrud ble ansatt som avdelingsdirektør for politifagavdelingen i POD i 2013, ble han testet og vurdert av Delphi Consulting før han leverte søknaden.

Også HR-direktør Karin Aslaksen var på flere møter med rekrutteringsbyrået før hun søkte på stillingen samme år, mens det er nærliggende å tro at IKT-direktør Cato Rindal hadde gjennomført det meste av tester og intervjuer før han leverte sin søknad – ettersom han ble ansatt tre dager etterpå.

Partner Bente A. Paulsrud er PODs kontaktperson hos Delphi Consulting. I en e-post til Politiforum skriver hun følgende:

«I en prosess vil det ofte kunne være samtaler med potensielle kandidater innen de søker, enten gjennom telefon eller i møte, omkring stillingens innhold og aktuell kompetanse som etterspørres. Sivilombudsmannen har uttalt at samtaler med kandidater ikke skal gå lenger enn å avklare om kandidater kan være interessert i å bli vurdert for stillingen. Formålet med samtalene skal ikke være å få kartlagt hvem som er best kvalifisert».

Ut over dette, vil ikke Paulsrud kommentere de konkrete rekrutteringsprosessene i POD.

Argumenterer likt

I Sivilombudsmannens beslutning rundt ansettelsen av assisterende universitetsdirektør, viser Universitetet i Bergen til at «bruken av rekrutteringsbyråer for administrative lederstillinger hadde sammenheng med konkurransen om de best kvalifiserte kandidatene».

«En av erfaringene fra markedet var at de mest attraktive krevde høy konfidensialitet i rekrutteringsprosessen, og at de hadde liten vilje til å eksponere noen interesse ved formelt å søke stillingene», argumenterer de videre.

Dette er tilsvarende argumenter som POD legger fram overfor Politiforum, når vi stiller spørsmål rundt ansettelsesprosessene i direktoratet.

I Sivilombudsmannens vurdering av saken fra Bergen, vises det til at en «tilsettingsprosess i forvaltningen er av offentlig interesse, og utgangspunktet er derfor at det ikke er adgang til å hemmeligholde hvilke kandidater som har vært vurdert til stillingen».

«Hovedregelen er følgelig at søkere til en stilling er offentlig, og at det kreves en særskilt begrunnelse for å gjøre unntak. Hensynet til at det skal være mulig å kontrollere en offentlig tilsetting, tilsier at reglene om offentlige søkerlister ikke bør søkes omgått, f.eks. ved å bruke rekrutteringsbyråer og underhåndsmelding til søkere om at de ikke er aktuelle, slik at de kan trekke søknaden sin før søkerlisten blir satt opp», slår ombudsmannen fast.

Mangelfull prosess

I saken fra Universitetet i Bergen, viser også Sivilombudsmannen til sin tidligere uttalelse fra 2013 om samme tema, på bakgrunn av en kommunal ansettelse. Der understrekes det at det «må være adgang til å ha en samtale med en person om en stilling uten at vedkommende automatisk skal anses som en søker etter offentlighetslovens forstand».

«En slik fremgangsmåte med «underhåndsavtaler» må imidlertid brukes med varsomhet. Siktemålet med slike samtaler bør primært være å finne frem til aktuelle kandidater, slik at man får et så godt og bredt søkergrunnlag som mulig. Samtalene må imidlertid ikke tre istedenfor den sammenliknende kvalifikasjonsvurderingen som tilsettingsmyndigheten skal foreta av søkerne. Det er en vurdering som skal ta i betraktning samtlige søkere, og naturlig nok sluttføres etter at søknadsfristen har løpt ut».

I likhet med kritikken POD ble møtt med etter at Marit Fostervold tidligere år trakk sin søknad til stillingen som avdelingsdirektør for krisehåndtering og beredskap, ble også kommunen kritisert for å skulle ha oppfordret kandidater til å trekke seg.

«Dersom kommunen fremskynder den materielle vurderingen og gir seg til å vurdere kandidater uten at de har sendt formelle søknader, og tilsvarende gi tilbakemeldinger til søkere om at de ikke anses som aktuelle for stillingen, med den hensikt at de skal kunne trekke seg, bidrar man ikke bare til at søkerlisten gir et uriktig bilde av de kandidatene forvaltningsorganet rent faktisk har vurdert til den ledige stillingen, men også til at selve prosessen blir mangelfull».

Sivilombudsmannen ønsker ikke å kommentere de konkrete ansettelsesprosessene i POD overfor Politiforum.