Øvelse og beredskap på operativt nivå (stab) i Hordaland politidistrikt

Fra høsten 2009 og ut 2010 ble det gjennomført 18 rednings- og beredskapsøvelser fra sentralt hold ved HPD (basert på interne instrukser og planverk). De fleste av disse øvelsene var fullskalaøvelser, bare fire ganger var det gjennomført tabel-top øvelse. Det ble satt stab/deler av stab to ganger.

«The right stuff»

En studie av store ulykker med mange omkomne på slutten av 80-tallet og starten av 90-tallet i Europa, viser en rekke felles kjennetegn i form av mangelfullt lederskap under håndteringen av disse hendelsene. Dette gjorde seg gjeldende i form av dårlig beslutningstaking, mangel på trening, uorganisert teamarbeid, mangelfulle beredskapsplaner og prosedyrer, og koordinasjons- og kommunikasjonsproblemer.

Mangelfull beslutningstaking og informasjonsflyt er som oftest et problem ved ekstraordinære hendelser og kriser, noe som kan bli forsterket når staben etableres. Dette fordi man går da fra linjeledelse til stabsledelse, og man får et nytt kommunikasjons- og beslutningsledd: «…the position of incident commander changed a number of times and such action resulted in a loss of information about the earlier situation.»

Måten en politistab jobber på, gjør at den kan betegnes som et team. Teamtrening er derfor veldig viktig for at stabsmedlemmene skal kunne jobbe godt sammen. Studier viser at svakheter i teamarbeid medvirker til alvorlige konsekvenser i kritiske situasjoner. God teamtrening kan i slike tilfeller forbedre forholdene vesentlig. Øvelser fremmer teamsamarbeid, og dette vil derfor medføre bedre resultater i en krisesituasjon. Politidirektoratet viser også til viktigheten av dette i PBS1.

De som sitter i en stab, har som oftest en stilling som kan knyttes opp til stabsfunksjonen. Det å jobbe i stab ved en akutt, uventet hendelse, skiller seg derimot fra en «normal» arbeidsdag. «The right stuff» i en situasjon, kan ofte bli «the wrong stuff» i en annen situasjon. Kriseberedskap og krisehåndtering kan ikke læres ved teoretisk tilnærming alene. Det må oppleves for å kunne gi den erfaring man trenger når man står oppe i en virkelig situasjon. Konsepter for øvelse av alle ledere for optimal og rasjonell håndtering av krisesituasjoner er derfor viktig.

Blant ansatte i staben og operasjonssentralen, er det en felles oppfatning at det øves for lite i staben. Mine undersøkelser viser at stabsmedlemmer mener at samarbeidet og kommunikasjonen med operasjonssentralen er bra de gangene staben blir satt, enten det er øvelse eller reelle hendelser. De ser nytten av å øve mer, men føler at de selv har god kompetanse og er i stand til å utføre den jobben de er satt til å gjøre. Dette er ikke overraskende. Forskning viser at«…bedriftene er urealistisk optimistiske når det gjelder i hvor god stand de er til å håndtere kriser.»

9 av 10 ledere tror de vil håndtere en krise på en tilfredsstillende måte. Den teoretiske kompetansen finnes ofte hos ledere, men de mangler øving og trening som kan gi den beredskap for krisehåndtering som bør være en del av deres intellektuelle lærdom. Opplevelsen blant de ansatte ved operasjonssentralen er noe annerledes. Som en ansatt ved operasjonssentralen sa:«Når staben skal etableres, det er da kaoset begynner.»

De synes det til tider er dårlig samarbeid og kommunikasjon mellom staben og operasjonssentralen. Når staben skal etableres er det mye surr og støy, staben bruker lang tid på å sette seg inn i hendelsen, noe som skaper et «vakuum» i denne fasen. Det bør øves mer og settes stab tidligere for å unngå dette.

Beredskap

Operasjonssentralen håndterer de fleste hendelser på egen hånd, noe som gjør at staben sjelden blir satt. Vi opplever derimot at operasjonssentralen fort blir overbelastet når det skjer flere hendelser av en viss størrelse samtidig. Operasjonssentralen har da ikke kapasitet til å serve de øvrige patruljene og publikum, da de har nok med å håndtere de pågående hendelsene. Ut fra egen erfaring, så skjer dette ofte, noe som viser at kapasiteten på operasjonssentralen er for dårlig.

Slik jeg ser det, så er ikke operasjonssentralen, eller patruljene for øvrig, i en beredskapssituasjon. Det er rett og slett for lite ressurser til å kunne hevde dette. Det er ofte bare tilfeldigheter som gjør at ting ikke går så mye verre – for som oftest «går det greit». Beredskapen ved staben er heller ikke noe bedre. Stabssjefen skriver:«Utfordringen vår er at vi ikke har noen beredskapsordning. Utenfor kontortid og ved ferieavvikling kan en risikere å ikke treffe på noen av stabens medlemmer.»

Men også i kontortid kan det være problemer med å etablere stab. Fredag 11. februar gikk det et snøskred på Vestlandet som tok flere personer, hvorav to omkom. Stabsjef og P3 ble forsøkt kontaktet for etablering av stab i dette tilfellet, men disse var ikke tilgjengelige. Dette var tidlig ettermiddag, før klokka 15.30.

Er denne beredskapen i tråd med St.mld 45(2005)? Denne sier at i fredstid har politiet det sentrale ansvar for beredskapen i det sivile samfunnet ved kritiske og ekstraordinære hendelser, store ulykker, naturkatastrofer og terroranslag, samt ha det sentrale ansvar i den lokale beredskapen med øvelsesmønster med eksterne aktører.

En annen utfordring er samarbeidet med medlemmene i den kollektive redningsledelsen. Selv om det i utgangspunktet er stabssjefen som via politimesteren skal ha kontakt med redningsledelsen, så kreves det samvirkeøvelse på dette nivået. Politistaben må øve på å forholde seg til en redningsledelse som besitter mye ressurser og som har strategisk posisjon i redningsrollen. Stabsmedlemmene er vant til å jobbe i «politistrukturen», men dette gjelder nødvendigvis ikke de andre i den kollektive redningsledelsen. De skal sette seg inn i et redningsapparat som gjerne skiller seg ut fra hvordan de er vant til å jobbe i sin egen organisasjon.

Dette gjør at det stilles krav til at det øves for å styrke teamsamarbeidet. Medlemmer av den kollektive redningsledelsen er kritisk til den manglende, for å ikke si fraværende, øvelsesaktiviteten sammen med politistaben. Evaluering fra øvelse Tyr 2010 forteller om det samme, at medlemmer av den kollektive redningsledelsen ønsker mer teamtrening for at de skal bli bedre kjent, både med hverandre, men også med øvrig politistab.

Også evalueringene av øvelse Tyr 2008 og 2009 viser at det er store utfordringer i forhold til kommunikasjon og ansvarsforhold mellom de ulike nivåene i redningsledelsen, noe som POD også har påpekt i sin årsrapport fra 2008. Det var også problemer med å bemanne ulike funksjoner og roller, dårlig informasjonsflyt, herunder bruk av loggføring på data, samt problemer rundt de rene fasilitetsmessige forholdene.

Det vil nærmest være naivt å tro at dette er på plass ved HPD, og at man derfor ikke trenger å øve, når det viser seg at dette er momenter som er gjennomgående ved evaluering av øvelser år etter år. POD skriver om dette i sin tilsynsrapport ved HPD(2010):«Tilsynet ser det som en fordel om staben i noen grad involveres i planverksarbeidet, samt i arbeidet med forhåndsplanlagte aksjoner/hendelser. Proaktivt arbeid bør baseres på de retningslinjer som er gitt i PBS1 og ha som målsetning å styrke stabens handlingsevne ved kritiske hendelser.»

I evalueringsrapporten etter jordskredet i Kattmarka i Namsos(2009), konkluderes det med at: «Innkalling av den strategiske ledelse/rådgivergruppe i LRS, samlet eller enkeltvis, er gjennomgående for lite påaktet. Erfaringene fra denne hendelsen viser at strategisk leder/rådgivergruppe MÅ innkalles og/eller konsulteres oftere, selv ved mindre hendelser.»

Selv om Nord-Trøndelag politidistrikt er mindre og nok har en mindre bemannet operasjonssentral enn HPD, så illustrerer denne uttalelsen et viktig moment. Mangel på tid og og ressurser er ofte et argument som setter en begrensning på øvelsesaktiviteten ved politidistriktet. Forskning hevder derimot at argumenter om tid, økonomi og ressurser må tones ned, fordi læringseffekten kan være vel så bra i mikroøvelser som i store øvelser.

«Godt nok»?

Politiet er tildelt oppgaven som beredskapsapparat i det sivile samfunn. Dette innebærer at det forventes at politiets ledelse og ressurser er organisert på en slik måte at man faktisk er i stand til å utføre denne oppgaven. For å være i stand til å utføre dette, må man blant annet øve. Samtidig er det tilnærmet umulig å måle når beredskapen er «god nok» eller man har «øvd nok» på dette.

Politiet, både alene og i samarbeid med andre etater, håndterer kritiske situasjoner av varierende nivå hver dag. Det inngår i det daglige politiarbeidet, og dette gjør at politiet generelt er gode på å håndtere kritiske situasjoner. Men ut i fra den viktige rollen som støttefunksjon, samt samarbeidskrav både på samme nivå, men også på taktisk og strategisk, burde staben som team øve mye.

Selv om enkelte hendelser er av en slik karakter at det med fordel kunne ha blitt etablert stab når den oppstår, så vedvarer disse hendelsene ofte ikke over tid. Dette gjør at man ikke varsler eller kaller inn staben i slike tilfeller. Det tar tid å kalle inn stabsmedlemmene, dersom man i det hele får tak i dem. Et ankepunkt er også stabens evne til å sette seg inn i hendelsen, samt prosessen med å overføre ledelsen fra operasjonssentralen til staben.

Dette er et kritisk punkt, hvor mye informasjon og god drift og håndteringen av hendelsen kan gå tapt. Faller stabens hensikt og funksjon da bort ved en akutt, uventet hendelse? Er staben overflødig slik den er organisert i dag opp mot håndtering av krisesituasjoner? Uansett hva man måtte mene om dette, så viser forskning og evalueringer at det er de samme momentene som går igjen på hva angår svakheter og hvilke konsekvenser dette fører med seg i krisehåndtering på dette nivået. I fravær av håndtering av reelle krisesituasjoner, er øvelser det eneste realistiske alternativet – uavhengig på hvilket nivå man opererer på.

Artikkelen er skrevet med bakgrunn i en fagoppgave i studiet Stabsledelse- og krisehåndtering ved NUSB. Problemstillingen i oppgaven var «Bør staben ved Hordaland politidistrikt øve mer?».