Nye regler om innsyn i ansattes e-post

Når kan innsyn i ansattes e-post foretas?

Det følger av forskrift til personopplysningsloven § 9-2 at retten til innsyn bare gjelder:

når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften ved virksomheten, eller ved begrunnet mistanke om at arbeidstakerens bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.

Nødvendighetskriteriet krever en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle av om det er et kvalifisert behov for å åpne e-postkassen for å ivareta den berettigede interessen arbeidsgiveren påberoper seg. Hensynet til virksomhetens forsvarlige og rasjonelle kommersielle drift, vil i seg selv være berettiget interesse, men dersom innsyn ikke er nødvendig for å ivareta interessen i det konkrete tilfellet arbeidsgiveren står ovenfor, kan innsyn ikke kreves.

Arbeidsgiverens rett til innsyn ved mistanke om forhold som kan medføre oppsigelse eller avskjed, vil kunne omfatte bruk av datasystemet til handlinger som kan være straffbare, eller som åpenbart ikke er i virksomhetens interesse.

I hvilke medier kan arbeidsgiveren kreve innsyn?

Innsynsretten gjelder både i arbeidstakerens personlige område i virksomhetens datanettverk og i andre elektroniske kommunikasjonsmedier eller elektronisk utstyr som arbeidsgiveren har stilt til arbeidstakerens disposisjon til bruk for arbeidet i virksomheten. Dette gjelder for eksempel innsyn i SMS og data på mobiltelefoner. Innsynsretten gjelder derimot ikke dokumenter på privateid utstyr.

Fremgangsmåten ved innsyn

Arbeidsgiveren må i hvert enkelt tilfelle foreta en vurdering av om innsyn er nødvendig, eller om man kan ivareta virksomhetens interesser på en mindre belastende måte for arbeidstakeren.

Forskriften har regler for hvordan innsynet skal gjennomføres og hvordan arbeidstakernes rettigheter skal bli ivaretatt når innsyn gjennomføres. Det handler om at arbeidstakeren skal ha informasjon, adgang til å delta ved gjennomføring av innsynet eller til å la seg representere av en tillitsvalgt eller annen representant. Arbeidstakeren skal så langt som mulig forhåndsvarsles om at innsyn vil bli gjennomført, og få anledning til å uttale seg.

I hastesaker, hvor innsyn er foretatt uten forutgående varsel, skal arbeidstakeren gis skriftlig underretning om innsynet så snart det er gjennomført. I alle saker skal arbeidstakeren etter innsynet få opplyst metode for innsyn, hvilke e-poster eller dokumenter som ble åpnet, og resultatet av innsynet.

Reglene er tvingende, det vil si at dette ikke er adgang til å fastsette datainstruks eller inngå avtaler som fraviker forskriftens bestemmelser til ugunst for arbeidstakeren. Samtykke fra arbeidstakeren gir heller ikke grunnlag for innsyn. Forskriften begrenser imidlertid ikke arbeidstakerens rett til, på eget initiativ, å gjøre arbeidsgiveren kjent med e-post med tjenesteliginnhold. Arbeidstakeren kan for eksempel gi i forbindelse med fravær uoppfordret gi arbeidsgiveren tilgang til sin e-postkasse.

Til toppen