En analog tid: Kassetter hadde sin storhetstid rundt 1975 til 1995. Hovedformålet var lagring av lyd. Slike kassetter er nå en del av et stort digitaliserings-etterslep i politiet.
En analog tid: Kassetter hadde sin storhetstid rundt 1975 til 1995. Hovedformålet var lagring av lyd. Slike kassetter er nå en del av et stort digitaliserings-etterslep i politiet.

Oppbevaring av bevis:

Innhentet av fortiden

I 2002 konkluderte en arbeidsgruppe med at politiet ikke klarte å sikre elektroniske bevis over tid. Tjue år senere ligger en halv million CD- er og DVD- er i arkivrom i påvente av å bli digitalisert.

Publisert Sist oppdatert

I løpet av de siste to årene har Arkivverket hatt tilsyn hos flere politidistrikter.

Tilsynsrapportene har en rød tråd; det er et betydelig etterslep med å digitalisere tusenvis av CD-er, DVD-er, minnepinner, VHS-kassetter, floppydisketter og harddisker rundt i politidistriktene.

Alle disse lagringsenhetene ble en gang brukt til å lagre bevis fra straffesaker. Film fra overvåkningskameraer, avhør eller dokumentasjon fra åsted ligger i skap, skuffer eller esker.

Alderen er varierende. Kassetter tilbake til1980-tallet ligger lagret i påvente av å bli lagt inn i systemet Mediebanken, som ble tatt i bruk i 2019. Mediebanken, som Politidirektoratet (POD) eier, skal sikre arkivering av bevis for ettertiden, og er et felles system for hele politiet– men etterslepet er betydelig.

<span class=" italic" data-lab-italic_desktop="italic">Spilles av: </span>Slik kan innholdet på lagringsenhetene se ut. Det kan være avhør, dokumentasjon, overvåkningsbilder eller video fra publikum. Nå begynner jobben med å sikre materialet for ettertiden.
Spilles av: Slik kan innholdet på lagringsenhetene se ut. Det kan være avhør, dokumentasjon, overvåkningsbilder eller video fra publikum. Nå begynner jobben med å sikre materialet for ettertiden.

Et betydelig etterslep

Politiforum har kartlagt hvor mye bevismateriale som står i kø for å bli digitalisert og sikret for ettertiden. I omfang dreier det seg om omtrent femhundre tusen CD-er og DVD-er, i tillegg til flere hyllemeter med VHS-kassetter og andre medier.

Tilstanden på materialet er ukjent, og det totale omfanget er uklart. Oversiktene i flere politidistrikter bærer preg av at registreringen av lagringsenheter er laget over et lengre tidsrom og av ulike personer.

–Samlet sett viser tilsynsrapportene at så godt som alle politidistriktene har utfordringer når det kommer til å sikre digitale bevis fra tiden før mediebanken åpnet i 2019, sier fagdirektør i Arkivverket Kjetil Reithaug.

Han peker på en uklar ansvarsfordeling som også gjelder de politifaglige systemene.

<span class=" italic" data-lab-italic_desktop="italic">Gir politidistriktene pålegg</span>: Fagdirektør i Arkivverket, Kjetil Reithaug, mener politidistriktene må rydde opp i sine egne lovbrudd og få orden i arkivskapene.
Gir politidistriktene pålegg: Fagdirektør i Arkivverket, Kjetil Reithaug, mener politidistriktene må rydde opp i sine egne lovbrudd og få orden i arkivskapene.

–Det er en tendens at det er uklart i distriktene hvem som har ansvar for de forskjellige systemene og for kvalitetssikring av dem. Det er også tydelig at det er en uklar ansvarsfordeling mellom Politidirektoratet og de enkelte distriktene, sier han.

Blant tilsynene Arkivverket har gjennomført har både Innlandet, Øst og Nordland politidistrikt fått pålegg med frister for å sikre at bevis fra forskjellige enheter blir lagret for fremtiden. Reithaug legger ikke skjul på at tilsynene har avdekket alvorlige mangler:

<span class=" italic" data-lab-italic_desktop="italic">Skuffen full:</span> Dette bildet er fra Sør-Vest politidistrikt der skuffene er fulle av forseglede CD-er, i likhet med de fleste andre politidistrikt.
Skuffen full: Dette bildet er fra Sør-Vest politidistrikt der skuffene er fulle av forseglede CD-er, i likhet med de fleste andre politidistrikt.

–For det første er dette lovbrudd. Sånn sett hadde det vært fint om politiet følger opp sine egne lovbrudd. I tillegg er det i politiets egen interesse og oss andre at dette ryddes opp i. Vi vet alle hvordan det kan gå når politi og rettsvesen ikke har tilgang på bevismaterialet. Vi har jo hatt flere tilfeller der saker har blitt gjenopptatt og gammelt bevismateriale har vært sentralt i etterforskningen.

Det er spesielt omfanget av materiale som bekymrer Reithaug.

–Dette går ut over grunnleggende verdier i samfunnet vårt, der politiet ikke kan dokumentere hvorfor de har brukt makt ovenfor enkeltmennesker. Det er veldig alvorlig. Vi har jo alle veldig lyst til å stole på politiet. Men når de ikke kan dokumentere at de klarer å ta vare på dokumentasjonen sin, kan man lure på hva som har skjedd. Det påvirker tilliten til politiet, byråkratiet og hele offentlig forvaltning.

<span class=" italic" data-lab-italic_desktop="italic">Kodak:</span> Kodak var verdens største innen fremstilling av fotografiske artikler som film og kameraer i sin tid. I denne esken finnes gamle fangebilder. Fra tid til annen dukker det opp en eske eller perm fra distriktet som må gås igjennom.
Kodak: Kodak var verdens største innen fremstilling av fotografiske artikler som film og kameraer i sin tid. I denne esken finnes gamle fangebilder. Fra tid til annen dukker det opp en eske eller perm fra distriktet som må gås igjennom.

- Enormt ressurskrevende

På Ålesund politistasjon står esker med forskjellige lagringsenheter stabletside om side. En kassett blir løftet ut av et futteral.

Arkivleder Maria Fausa ved Møre og Romsdal politidistrikt er, sammen med Anne Bjerknes Hovland, prosjektansvarlig for sikring og digitalisering av eldre lagringsmedier til Mediebanken. Hovland utfører selve sikrings- og digitaliseringsarbeidet.

<span class=" italic" data-lab-italic_desktop="italic">I gang med digitalisering:</span> Anne Bjerknes Hovland, prosjektansvarlig for sikring og digitalisering, sammen med arkivleder Maria Fausa ved Møre og Romsdal politidistrikt.
I gang med digitalisering: Anne Bjerknes Hovland, prosjektansvarlig for sikring og digitalisering, sammen med arkivleder Maria Fausa ved Møre og Romsdal politidistrikt.

–Hele prosjektet utføres i tett samarbeid med en jurist ved felles enhet for påtale. Det er påtale som eier prosessen, da informasjonen på de eldre lagringsmediene omhandler straffesaker. Så om vi har noen spørsmål får vi hjelp fra dem. Vi har også fått svært mye hjelp fra egne ansatte med høy datateknisk kompetanse, sier hun.

Møre og Romsdal politidistrikt har vært nasjonal pilot for politietaten for den tekniske løsningen som konverterer avhør lagret på VHS til mediebanken. Nå har distriktet startet et to års, egenfinansiert sikrings- og digitaliseringsprosjekt, som skal være ferdig ved utgangen av 2023. Da skal samtlige kassetter, CD-er, DVD-er, harddisker, minnepinner og disketter med mer, sikres og digitaliseres.

<span class=" italic" data-lab-italic_desktop="italic">"Usikker på innhold"</span>: Disse maskinene står lagret hos Møre og Romsdal PD.
"Usikker på innhold": Disse maskinene står lagret hos Møre og Romsdal PD.

Politidistriktet har til nå digitalisert alle sine VHS-kassetter. Lagringsmediene har ifølge arkivleder Maria Fausa vært oppbevart i gode lokaler som tilfredsstiller lovkrav til blant annet temperatur og fuktnivåer, og dermed har de foreløpig ikke møtt på noen problemer under digitaliseringen.

–Det ble overaskende bra kvalitet på VHS-ene i Mediebanken, sier hun.

–Hvis man tenker på hvor store mengder det er per distrikt, er dette enormt ressurskrevende.

Maria Fausa, arkivleder Møre og Romsdal PD

Fausa begynte på eget initiativ å kartlegge dette arkivmaterialet for mange år siden, siden offentlige organer er pliktige til å ha oversikt over sine arkiver. Etter at Nordmøre og Romsdal og Sunnmøre politidistrikt ble sammenslått, har hun hentet inn alt av lagringsmedier til Ålesund. Til tross for at arbeidet med digitaliseringen er godt i gang, legger ikke Fausa skjul på at det er en stor jobb.

–Hvis man tenker på hvor store mengder det er per distrikt, er dette enormt ressurskrevende. Hver eneste DVD, kassett, diskett, VHS og harddisk skal vi ha oversikt over. Det er ikke gjort på en dag, og man må prioritere. Det tok noen år for meg å få oversikt.

Politiforums kartlegging viser at det er stor forskjell på mengden lagringsenheter som er arkivert i de forskjellige politidistriktene. Mens Østpolitidistrikt har 130.000 CD-er og DVD-er, har Nordland 9000.

Oversikt over distriktene:

Innlandet PD

Har cirka 15.360 CD-er og DVD-er som skal over til Mediebanken. Har i tillegg cirka 11.000 enheter som må sjekkes om de skal over til Mediebanken eller ikke. Dette er i hovedsak CD-er og DVD-er, men også VHS-kassetter og disketter.

Aagder PD

Har cirka 10.000 CD-er og DVD-er i arkivene.

Sør-øst PD

Har 68,3 hyllemeter med lagringsenheter, både CD-er, DVD-er og VHS-kassetter.

Troms PD

Har cirka 50 hyllemeter med eldre straffesaksmateriale på ulike lagringsmedier som CD-er, DVD-er, VHS-kassetter og minnepinner. Det har blitt satt i gang konverterings- og digitaliseringsarbeid for sikring og langtidsbevaring av materialet.

Sør-vest PD

Har 50.000 CD-er og DVD-er arkivert.

Finnmark PD

Har cirka 12.000 enheter med digitalt bevismateriale fra straffesaker arkivert. Det er iverksatt et prosjekt med å rydde opp og konvertere dette til Mediebanken. Det tas sikte på at dette skal gjøres i løpet av høsten 2022.

Nordland PD

Har 9000 CD-er og DVD-er som det gjenstår å digitalisere. Noen få ansatte i seksjon for straffesaksstøtte har fått opplæring og overfører nå CD-er ved ledig kapasitet. Per 20. desember 2021 var det totalt overført cirka 2300 CD-er, i tillegg til flere harddisker med videomateriale. Distriktet har ikke tall på antall som ble overført fra harddisker. Totalt antall DVD-er og CD-er som skulle overføres var ved prosjektstart estimert til 11.300.

Trøndelag PD

Har 40 hyllemeter med CD-er og DVD-er.

Vest PD

Har rundt 20.000 CD-er og DVD-er i fjernarkiv, i tillegg til tre hyllemeter med VHS-kassetter fra 1980-2010.

Møre og Romsdal PD

Har sikret og digitalisert alle sine 538 VHS-kassetter. Etter sommerferien digitaliseres 53 kassetter og 210 disketter som skal være ferdig digitalisert desember 2022. Distriktet har 23.343 CD-er og DVD-er der digitaliseringsarbeidet pågår. I tillegg har distriktet 208 harddisker og en minidisk som også inngår i prosjektet.

Øst PD

Har rundt 130.000 CD-er og DVD-er i arkivene.

Oslo PD

Har fire hyllemeter og 695 VHS-kassetter, 29 hyllemeter, 170 stykker og ti skap med CD-er og DVD-er, 78 USB-er, 7 hyllemeter og 27 minnepinner, og to diskettstasjoner.

Hanne Grøndalen, som er seksjonsleder for straffesaksstøtte, skriver i en e-post at Nordland politidistrikt startet opp et prosjekt i desember 2020 med mål om å digitalisere CD-er og DVD-er tilbake til 2012. Da prosjektet startet ble det besluttet å begrense digitaliseringen til det året.

–Prosjektet ble avsluttet i april 2021. Da var man ikke kommet helt i mål med digitaliseringen så arbeidet ble videreført i linjen. Noen få ansatte i seksjon for straffesaksstøtte har fått opplæring og overfører nå CD-er ved ledig kapasitet, sier hun.

<span class=" italic" data-lab-italic_desktop="italic">Forseglet:</span> Bevismateriale på CD-er er pakket inn i plast og forsegling.
Forseglet: Bevismateriale på CD-er er pakket inn i plast og forsegling.

Et av politidistriktene som har fått pålegg av Arkivverket er Innlandet politidistrikt. Arkivleder Elin Rundberget synes det er bra med tilsyn.

–Arkivtilsynet hjelper oss med å identifisere om det er noen områder der vi bør justere kursen litt. Vi jobber jo på vår måte til noen sier noe annet. Så får man noen pålegg om de områdene man må sette inn ressurser og få på plass riktig arbeidsmåte. Så det er veldig positivt, forteller hun.

Likevel legger hun ikke skjul på at det gjenstår mye arbeid også i hennes distrikt.

–Det er jo et etterslep. Og det henger på tidligere ressurser og kapasitet. Men så er vi jo i en annen situasjon nå fordi det har skjedd mye digitalisering de siste årene. De digitale arbeidsmåtene som er blitt innført de senere årene har kommet for å bli. Og derfor tror jeg egentlig at det var et godt tidspunkt for tilsynet, for da fikk vi pålegg og ressurser til det og ikke det som var.

<span class=" italic" data-lab-italic_desktop="italic">Å spise en elefant:</span> Arkivleder i Innlandet politidistrikt, Elin Rundberget, mener tilsynet fra Arkivverket har vært positivt for jobben videre. Men hun legger likevel ikke skjul på etterslepet som må håndteres.
Å spise en elefant: Arkivleder i Innlandet politidistrikt, Elin Rundberget, mener tilsynet fra Arkivverket har vært positivt for jobben videre. Men hun legger likevel ikke skjul på etterslepet som må håndteres.

Rundberget mener de ikke mangler ressurserfor å få jobben gjort. Likevel innrømmer hun at kapasiteten ikke har strukket til på alle områder.

–Det er jo sånn at riksadvokaten sitt rundskriv fra en tid tilbake pålegger oss å rebrenne CD-er hvert syvende år. Av kapasitethensyn vet jeg ikke om et eneste politidistrikt som har gjort det eller hatt mulighet til det, sier hun.

- Men nå er vi i en helt annet situasjon der digitale bevis nå skal inn i Mediebanken. Så da blir det en engangsjobb. Vi er i en bedre situasjon nå enn for noen år tilbake, mener hun.

Tiden renner ut

I juli 2002 nedsatte Politidirektoratet en arbeidsgruppe, etter initiativ fra Riksadvokaten, som skulle utrede hvordan elektronisk lagret bevismateriale skulle oppbevares i politiet. Utvalget skrev blant annet:

«Vår erfaring viser at etaten ikke har utarbeidet rutiner og praksis som gjør det mulig å sikre elektroniske dokumentbevis over tid.»

I tillegg anbefales det å ta kopier, slik at kvaliteten på lagringsmediet beviset er lagret på, for eksempel en CD, ikke taper kvaliteten. Det understrekes at «for elektroniske media vil lagringstiden være kritisk. For enkelte typer media er det tale om svært kort tid».

<span class=" italic" data-lab-italic_desktop="italic">VHS</span>: Selv om det er CD-er og DVD-er som representerer den største mengden lagringsenheter, finnes det også VHS-kassetter i distriktene. Kassettene har en svakhet ved at de kan bli ødelagte om de blir spilt for mange ganger.
VHS: Selv om det er CD-er og DVD-er som representerer den største mengden lagringsenheter, finnes det også VHS-kassetter i distriktene. Kassettene har en svakhet ved at de kan bli ødelagte om de blir spilt for mange ganger.

Seniorrådgiver Martin Bould i Arkivverket var en av de som satt i arbeidsgruppen. Han er ikke mindre bekymret tjue år senere.

–I utgangspunktetskal CD-er kunne leve 10-30 år, men det er stor variasjon i kvaliteten på platene og prosessen med å skrive data på platen. Når man har flere hundre tusen CD-er, vil noen tape seg allerede etter fem år. Dette innebærer at deler av, eller alle opplysningene på en plate er skadet, sier Bould.

–Vi tenker at det er svært alvorlig. Vi mener det er stor fare for at noe av materialet som er lagret på disse CD-ene vil gå tapt.

Espen Sjøvoll, avdelingsdirektør i Arkivverket

Han forteller også at VHS-kassetter har en svakhet, ved at hvis de blir spilt av veldig mye, er det risiko for at informasjonen forsvinner.

Og selv om det er anbefalt å rebrenne CD-er for å sikre at de ikke blir ødelagt, viser tilsyn fra Arkivverket at ressursene ikke strekker til. Det gjør avdelingsdirektør Espen Sjøvoll i Arkivverket bekymret. Sjøvoll har ansvarfor tilsynene som føres rundt omkring i distriktene.

–Vi tenker at det er svært alvorlig. Vi mener det er stor fare for at noe av materialet som er lagret på disse CD-ene vil gå tapt. Jo lenger tilbake i tid CD-ene er fra, jo større er risikoen. Dette kan gjøre gjenopptakelse av gamle straffesaker vanskelig, sier han.

Sjøvoll sier det er rettsikkerheten de er bekymret for.

<span class=" italic" data-lab-italic_desktop="italic">Rekke og rad:</span> Slik er CD-ene lagret på Hamar politistasjon. Bokser som åpnes med nøkkel står stablet side om side.
Rekke og rad: Slik er CD-ene lagret på Hamar politistasjon. Bokser som åpnes med nøkkel står stablet side om side.

–Dårlig administrativ behandling av digitale bevis kan utnyttes av den parten i en straffesak som ønsker å så tvil om beviset og gyldigheten. Derfor er det ekstremt viktig å ha gode rutiner. For eksempel er det viktig at det ikke er tvil om at en ny versjon av et digitalt bevis er lik den første versjonen.

Sjøvoll erfarer at en annen utfordring for distriktene er gammel passordbeskyttelse, der den som en gang lagde passordet har sluttet. Konsekvensen av dette er at ansatte i politidistriktet ikke får åpnet filer og dermed heller ikke brukt eller sjekket innholdet. Det kan gjelde materiale som er lagret på en minnepenn eller DVD.

En annen utfordring politidistriktene har måtte forholde seg til gjennom tidene, er at med ny teknologi kommer nye formater. Arkivverket understreker derfor at det vil være en utfordring å få tak i utstyr for å få spilt av bevis som for eksempel ligger på en floppydisk eller VHS-kassett. Denne utfordringen støter også Kripos’ gruppe for kalde saker på.

Jaktet utstyr på Finn

–Hvis vi er heldige får vi digitalisert materialet.

Det sier Espen Erdal, som leder Kripos’ avdeling for uløste saker. I flere av sakene Kripos har jobbet med, har de måttet være kreative for å få spilt av bevismaterialet. I noen tilfeller har de funnet utstyr på Finn.no, og andre ganger har de hentet brukt utstyr fra andre land.

Kripos har blant annet opparbeidet seg en liten samling med gamle avspillere og diktafoner for ulike format. I tillegg er tap av kvalitet en utfordring hans avdeling må forholde seg til.

Espen Erdal leder Kripos' avdeling for uløste saker.
Espen Erdal leder Kripos' avdeling for uløste saker.

–I en sak fra1990-tallet kan typisk VHS-kassetter fra overvåkningskameraer være aktuelle. Slike bånd taper seg med årene, og har ikke innholdet blitt digitalisert kan det nå være ødelagt.

Erdal har også erfart at beslag gjennom årenes løp kan bli borte av ukjente årsaker. Det kan være arkiv eller beslagsrom som er blitt flyttet fordi politiet har fått nye lokaler. Oftest ser Kripos at deler av beslaget er borte i enkelte saker når det gjelder fysiske beslag. Noe kan være utkvittert fordi man tenker at det ikke er noe mer å gjøre med materialet, eller fordi saken er påtalemessig avgjort.

Kripos jobber med alvorlige saker, primært drapssaker, savnetsaker eller mistenkelige dødsfall. Erdal forteller at for å komme til bunns i gamle saker, er man helt avhengig av å ha tilgang til det materialet som allerede er sikret i saken.

–En stor del av jobben vår er å gjennomgå og analysere saksinformasjon som allerede foreligger i en straffesak. Vi er avhengig av alt av dokumentasjon og sikret materiale. Det kan være rapporter og andre dokumenter, filmer fra overvåkningskameraer, minibankutskrifter eller annet som er sikret i løpet av etterforskningen.

- Målet for vårt arbeid er å bidra til å oppklare flere av de uoppklarte sakene. Det har vi ingen mulighet til å gjøre hvis man ikke har tatt vare på det arbeidet som ble gjort den gangen. Enten det er for fem eller tyve år siden. Derfor er det helt avgjørende at materialet er tatt vare på i en sånn tilstand at det kan brukes. Hvis ikke alt materialet er tilgjengelig, svekker det mulighetene for å oppklare saken. Hvis det ikke finnes lenger, så har vi mindre mulighet til å finne ut av det.

<span class=" italic" data-lab-italic_desktop="italic">Diskett:</span> En utfordring under arbeidet med digitaliseringen er å finne utstyr som kan spille av lagringsenheten. Som denne disketten.
Diskett: En utfordring under arbeidet med digitaliseringen er å finne utstyr som kan spille av lagringsenheten. Som denne disketten.

POD innrømmer etterslep

Seksjonsleder John-Magnus Løkenflaen i Politidirektoratet (POD) skriver i en e-post til Politiforum at de er kjent med at politidistriktene har en presset oppgaveportefølje.

–Vi er enige i at vi ikke har lykkes å følge opp dette på en tilstrekkelig god måte. Vi har tatt tak i dette, og har nylig bedt Politiets IKT-tjenester (PIT) om å lede arbeidet med å vurdere teknisk utstyr for enhetlig tilnærming for de lokale prosjektene. Det pågår også et samarbeid med Arkivverket rundt rammebetingelsene for Mediebanken som digitalt arkiv, sier han.

–Vi er enige i at vi ikke har lykkes å følge opp dette på en tilstrekkelig god måte.

John-Magnus Løkenflaen, seksjonsleder i Politidirektoratet (POD)

POD ser at noen distrikter har kommet lenger enn andre med digitalisering av bevis. Ifølge Løkenflaen har de gitt oppdrag om at oppgaveporteføljen skal ivaretas lokalt, og arbeidet er igangsatt. Videre innrømmer han at det er et etterslep å ta igjen med sikring av bevis:

–Politiet har et langt etterslep på IKT-siden som vi jobber systematisk med å ta igjen. Vi er nå er i gang med å tilrettelegge for både utstyr og enhetlig tilnærming lokalt, forteller Løkenflaen.

Han understreker også at CD-er og DVD-er er en lovlig måte å langtidsbevare lyd og bilde på, ifølge Arkivverkets krav.

– Retningslinjene er at politidistriktene skal vedlikeholdskopiere disse hvert sjette år. En overføring av data fra CD eller DVD til et digitalt arkiv vil kreve at distriktene gjennomfører et betydelig arbeid. Noen distrikter har allerede iverksatt og gjennomført dette, avslutter seksjonslederen.

Powered by Labrador CMS