Innhentet av fortiden

I løpet av de siste to årene har Arkivverket hatt tilsyn hos flere politidistrikter.

Tilsynsrapportene har en rød tråd; det er et betydelig etterslep med å digitalisere tusenvis av CD-er, DVD-er, minnepinner, VHS-kassetter, floppydisketter og harddisker rundt i politidistriktene.

Alle disse lagringsenhetene ble en gang brukt til å lagre bevis fra straffesaker. Film fra overvåkningskameraer, avhør eller dokumentasjon fra åsted ligger i skap, skuffer eller esker.

Alderen er varierende. Kassetter tilbake til1980-tallet ligger lagret i påvente av å bli lagt inn i systemet Mediebanken, som ble tatt i bruk i 2019. Mediebanken, som Politidirektoratet (POD) eier, skal sikre arkivering av bevis for ettertiden, og er et felles system for hele politiet– men etterslepet er betydelig.

Et betydelig etterslep

Politiforum har kartlagt hvor mye bevismateriale som står i kø for å bli digitalisert og sikret for ettertiden. I omfang dreier det seg om omtrent femhundre tusen CD-er og DVD-er, i tillegg til flere hyllemeter med VHS-kassetter og andre medier.

Tilstanden på materialet er ukjent, og det totale omfanget er uklart. Oversiktene i flere politidistrikter bærer preg av at registreringen av lagringsenheter er laget over et lengre tidsrom og av ulike personer.

–Samlet sett viser tilsynsrapportene at så godt som alle politidistriktene har utfordringer når det kommer til å sikre digitale bevis fra tiden før mediebanken åpnet i 2019, sier fagdirektør i Arkivverket Kjetil Reithaug.

Han peker på en uklar ansvarsfordeling som også gjelder de politifaglige systemene.

–Det er en tendens at det er uklart i distriktene hvem som har ansvar for de forskjellige systemene og for kvalitetssikring av dem. Det er også tydelig at det er en uklar ansvarsfordeling mellom Politidirektoratet og de enkelte distriktene, sier han.

Blant tilsynene Arkivverket har gjennomført har både Innlandet, Øst og Nordland politidistrikt fått pålegg med frister for å sikre at bevis fra forskjellige enheter blir lagret for fremtiden. Reithaug legger ikke skjul på at tilsynene har avdekket alvorlige mangler:

–For det første er dette lovbrudd. Sånn sett hadde det vært fint om politiet følger opp sine egne lovbrudd. I tillegg er det i politiets egen interesse og oss andre at dette ryddes opp i. Vi vet alle hvordan det kan gå når politi og rettsvesen ikke har tilgang på bevismaterialet. Vi har jo hatt flere tilfeller der saker har blitt gjenopptatt og gammelt bevismateriale har vært sentralt i etterforskningen.

Det er spesielt omfanget av materiale som bekymrer Reithaug.

–Dette går ut over grunnleggende verdier i samfunnet vårt, der politiet ikke kan dokumentere hvorfor de har brukt makt ovenfor enkeltmennesker. Det er veldig alvorlig. Vi har jo alle veldig lyst til å stole på politiet. Men når de ikke kan dokumentere at de klarer å ta vare på dokumentasjonen sin, kan man lure på hva som har skjedd. Det påvirker tilliten til politiet, byråkratiet og hele offentlig forvaltning.

- Enormt ressurskrevende

På Ålesund politistasjon står esker med forskjellige lagringsenheter stabletside om side. En kassett blir løftet ut av et futteral.

Arkivleder Maria Fausa ved Møre og Romsdal politidistrikt er, sammen med Anne Bjerknes Hovland, prosjektansvarlig for sikring og digitalisering av eldre lagringsmedier til Mediebanken. Hovland utfører selve sikrings- og digitaliseringsarbeidet.

–Hele prosjektet utføres i tett samarbeid med en jurist ved felles enhet for påtale. Det er påtale som eier prosessen, da informasjonen på de eldre lagringsmediene omhandler straffesaker. Så om vi har noen spørsmål får vi hjelp fra dem. Vi har også fått svært mye hjelp fra egne ansatte med høy datateknisk kompetanse, sier hun.

Møre og Romsdal politidistrikt har vært nasjonal pilot for politietaten for den tekniske løsningen som konverterer avhør lagret på VHS til mediebanken. Nå har distriktet startet et to års, egenfinansiert sikrings- og digitaliseringsprosjekt, som skal være ferdig ved utgangen av 2023. Da skal samtlige kassetter, CD-er, DVD-er, harddisker, minnepinner og disketter med mer, sikres og digitaliseres.

Politidistriktet har til nå digitalisert alle sine VHS-kassetter. Lagringsmediene har ifølge arkivleder Maria Fausa vært oppbevart i gode lokaler som tilfredsstiller lovkrav til blant annet temperatur og fuktnivåer, og dermed har de foreløpig ikke møtt på noen problemer under digitaliseringen.

–Det ble overaskende bra kvalitet på VHS-ene i Mediebanken, sier hun.

Fausa begynte på eget initiativ å kartlegge dette arkivmaterialet for mange år siden, siden offentlige organer er pliktige til å ha oversikt over sine arkiver. Etter at Nordmøre og Romsdal og Sunnmøre politidistrikt ble sammenslått, har hun hentet inn alt av lagringsmedier til Ålesund. Til tross for at arbeidet med digitaliseringen er godt i gang, legger ikke Fausa skjul på at det er en stor jobb.

–Hvis man tenker på hvor store mengder det er per distrikt, er dette enormt ressurskrevende. Hver eneste DVD, kassett, diskett, VHS og harddisk skal vi ha oversikt over. Det er ikke gjort på en dag, og man må prioritere. Det tok noen år for meg å få oversikt.

Politiforums kartlegging viser at det er stor forskjell på mengden lagringsenheter som er arkivert i de forskjellige politidistriktene. Mens Østpolitidistrikt har 130.000 CD-er og DVD-er, har Nordland 9000.

Hanne Grøndalen, som er seksjonsleder for straffesaksstøtte, skriver i en e-post at Nordland politidistrikt startet opp et prosjekt i desember 2020 med mål om å digitalisere CD-er og DVD-er tilbake til 2012. Da prosjektet startet ble det besluttet å begrense digitaliseringen til det året.

–Prosjektet ble avsluttet i april 2021. Da var man ikke kommet helt i mål med digitaliseringen så arbeidet ble videreført i linjen. Noen få ansatte i seksjon for straffesaksstøtte har fått opplæring og overfører nå CD-er ved ledig kapasitet, sier hun.

Et av politidistriktene som har fått pålegg av Arkivverket er Innlandet politidistrikt. Arkivleder Elin Rundberget synes det er bra med tilsyn.

–Arkivtilsynet hjelper oss med å identifisere om det er noen områder der vi bør justere kursen litt. Vi jobber jo på vår måte til noen sier noe annet. Så får man noen pålegg om de områdene man må sette inn ressurser og få på plass riktig arbeidsmåte. Så det er veldig positivt, forteller hun.

Likevel legger hun ikke skjul på at det gjenstår mye arbeid også i hennes distrikt.

–Det er jo et etterslep. Og det henger på tidligere ressurser og kapasitet. Men så er vi jo i en annen situasjon nå fordi det har skjedd mye digitalisering de siste årene. De digitale arbeidsmåtene som er blitt innført de senere årene har kommet for å bli. Og derfor tror jeg egentlig at det var et godt tidspunkt for tilsynet, for da fikk vi pålegg og ressurser til det og ikke det som var.

Rundberget mener de ikke mangler ressurserfor å få jobben gjort. Likevel innrømmer hun at kapasiteten ikke har strukket til på alle områder.

–Det er jo sånn at riksadvokaten sitt rundskriv fra en tid tilbake pålegger oss å rebrenne CD-er hvert syvende år. Av kapasitethensyn vet jeg ikke om et eneste politidistrikt som har gjort det eller hatt mulighet til det, sier hun.

- Men nå er vi i en helt annet situasjon der digitale bevis nå skal inn i Mediebanken. Så da blir det en engangsjobb. Vi er i en bedre situasjon nå enn for noen år tilbake, mener hun.

Tiden renner ut

I juli 2002 nedsatte Politidirektoratet en arbeidsgruppe, etter initiativ fra Riksadvokaten, som skulle utrede hvordan elektronisk lagret bevismateriale skulle oppbevares i politiet. Utvalget skrev blant annet:

«Vår erfaring viser at etaten ikke har utarbeidet rutiner og praksis som gjør det mulig å sikre elektroniske dokumentbevis over tid.»

I tillegg anbefales det å ta kopier, slik at kvaliteten på lagringsmediet beviset er lagret på, for eksempel en CD, ikke taper kvaliteten. Det understrekes at «for elektroniske media vil lagringstiden være kritisk. For enkelte typer media er det tale om svært kort tid».

Seniorrådgiver Martin Bould i Arkivverket var en av de som satt i arbeidsgruppen. Han er ikke mindre bekymret tjue år senere.

–I utgangspunktetskal CD-er kunne leve 10-30 år, men det er stor variasjon i kvaliteten på platene og prosessen med å skrive data på platen. Når man har flere hundre tusen CD-er, vil noen tape seg allerede etter fem år. Dette innebærer at deler av, eller alle opplysningene på en plate er skadet, sier Bould.

Han forteller også at VHS-kassetter har en svakhet, ved at hvis de blir spilt av veldig mye, er det risiko for at informasjonen forsvinner.

Og selv om det er anbefalt å rebrenne CD-er for å sikre at de ikke blir ødelagt, viser tilsyn fra Arkivverket at ressursene ikke strekker til. Det gjør avdelingsdirektør Espen Sjøvoll i Arkivverket bekymret. Sjøvoll har ansvarfor tilsynene som føres rundt omkring i distriktene.

–Vi tenker at det er svært alvorlig. Vi mener det er stor fare for at noe av materialet som er lagret på disse CD-ene vil gå tapt. Jo lenger tilbake i tid CD-ene er fra, jo større er risikoen. Dette kan gjøre gjenopptakelse av gamle straffesaker vanskelig, sier han.

Sjøvoll sier det er rettsikkerheten de er bekymret for.

–Dårlig administrativ behandling av digitale bevis kan utnyttes av den parten i en straffesak som ønsker å så tvil om beviset og gyldigheten. Derfor er det ekstremt viktig å ha gode rutiner. For eksempel er det viktig at det ikke er tvil om at en ny versjon av et digitalt bevis er lik den første versjonen.

Sjøvoll erfarer at en annen utfordring for distriktene er gammel passordbeskyttelse, der den som en gang lagde passordet har sluttet. Konsekvensen av dette er at ansatte i politidistriktet ikke får åpnet filer og dermed heller ikke brukt eller sjekket innholdet. Det kan gjelde materiale som er lagret på en minnepenn eller DVD.

En annen utfordring politidistriktene har måtte forholde seg til gjennom tidene, er at med ny teknologi kommer nye formater. Arkivverket understreker derfor at det vil være en utfordring å få tak i utstyr for å få spilt av bevis som for eksempel ligger på en floppydisk eller VHS-kassett. Denne utfordringen støter også Kripos’ gruppe for kalde saker på.

Jaktet utstyr på Finn

–Hvis vi er heldige får vi digitalisert materialet.

Det sier Espen Erdal, som leder Kripos’ avdeling for uløste saker. I flere av sakene Kripos har jobbet med, har de måttet være kreative for å få spilt av bevismaterialet. I noen tilfeller har de funnet utstyr på Finn.no, og andre ganger har de hentet brukt utstyr fra andre land.

Kripos har blant annet opparbeidet seg en liten samling med gamle avspillere og diktafoner for ulike format. I tillegg er tap av kvalitet en utfordring hans avdeling må forholde seg til.

–I en sak fra1990-tallet kan typisk VHS-kassetter fra overvåkningskameraer være aktuelle. Slike bånd taper seg med årene, og har ikke innholdet blitt digitalisert kan det nå være ødelagt.

Erdal har også erfart at beslag gjennom årenes løp kan bli borte av ukjente årsaker. Det kan være arkiv eller beslagsrom som er blitt flyttet fordi politiet har fått nye lokaler. Oftest ser Kripos at deler av beslaget er borte i enkelte saker når det gjelder fysiske beslag. Noe kan være utkvittert fordi man tenker at det ikke er noe mer å gjøre med materialet, eller fordi saken er påtalemessig avgjort.

Kripos jobber med alvorlige saker, primært drapssaker, savnetsaker eller mistenkelige dødsfall. Erdal forteller at for å komme til bunns i gamle saker, er man helt avhengig av å ha tilgang til det materialet som allerede er sikret i saken.

–En stor del av jobben vår er å gjennomgå og analysere saksinformasjon som allerede foreligger i en straffesak. Vi er avhengig av alt av dokumentasjon og sikret materiale. Det kan være rapporter og andre dokumenter, filmer fra overvåkningskameraer, minibankutskrifter eller annet som er sikret i løpet av etterforskningen.

- Målet for vårt arbeid er å bidra til å oppklare flere av de uoppklarte sakene. Det har vi ingen mulighet til å gjøre hvis man ikke har tatt vare på det arbeidet som ble gjort den gangen. Enten det er for fem eller tyve år siden. Derfor er det helt avgjørende at materialet er tatt vare på i en sånn tilstand at det kan brukes. Hvis ikke alt materialet er tilgjengelig, svekker det mulighetene for å oppklare saken. Hvis det ikke finnes lenger, så har vi mindre mulighet til å finne ut av det.

POD innrømmer etterslep

Seksjonsleder John-Magnus Løkenflaen i Politidirektoratet (POD) skriver i en e-post til Politiforum at de er kjent med at politidistriktene har en presset oppgaveportefølje.

–Vi er enige i at vi ikke har lykkes å følge opp dette på en tilstrekkelig god måte. Vi har tatt tak i dette, og har nylig bedt Politiets IKT-tjenester (PIT) om å lede arbeidet med å vurdere teknisk utstyr for enhetlig tilnærming for de lokale prosjektene. Det pågår også et samarbeid med Arkivverket rundt rammebetingelsene for Mediebanken som digitalt arkiv, sier han.

POD ser at noen distrikter har kommet lenger enn andre med digitalisering av bevis. Ifølge Løkenflaen har de gitt oppdrag om at oppgaveporteføljen skal ivaretas lokalt, og arbeidet er igangsatt. Videre innrømmer han at det er et etterslep å ta igjen med sikring av bevis:

–Politiet har et langt etterslep på IKT-siden som vi jobber systematisk med å ta igjen. Vi er nå er i gang med å tilrettelegge for både utstyr og enhetlig tilnærming lokalt, forteller Løkenflaen.

Han understreker også at CD-er og DVD-er er en lovlig måte å langtidsbevare lyd og bilde på, ifølge Arkivverkets krav.

– Retningslinjene er at politidistriktene skal vedlikeholdskopiere disse hvert sjette år. En overføring av data fra CD eller DVD til et digitalt arkiv vil kreve at distriktene gjennomfører et betydelig arbeid. Noen distrikter har allerede iverksatt og gjennomført dette, avslutter seksjonslederen.