Vil spare flere hundre millioner kroner på å sentralisere anskaffelser

Gjennom flere år har politidistriktene selv inngått avtaler med leverandører av utstyr og tjenester til politiet. Resultatet er et voldsomt antall avtaler og leverandører. Tallene kan kort og godt betegnes som absurde:

Så mange som 30.000 leverandører har kunnet levere varer og tjenester til politiet. Politiet har 1250 avtaler, hvorav bare 165 er sentrale. 38 versjoner av økonomisystemet er i bruk. 36 leverandører leverer uniformer og bekledning til etaten.

Nå, fra nyttår og med politireformen, intensiverer Politiets Fellestjenester (PFT) kampen for å effektivisere anskaffelsesprosessene og redusere mylderet av kontrakter, betingelser og leveranser. PFT-direktør Helge Clem og anskaffelsesdirektør i PFT, Sigurd Ringheim, leder jobben.

– Endringene som skjer handler om å få mest mulig ut av pengene som brukes, og da må vi gjøre ting på en annen måte. Nå sentraliserer vi anskaffelsene i PFT, deler opp innkjøpene i kategorier og går fra å være generalister til spesialister på de ulike områdene. Dette gjør at vi kan møte de profesjonelle leverandørene på en bedre måte, forteller Ringheim til Politiforum.

Kan gi opp mot en halv milliard frie midler

I dag har politiet ifølge PFT rundt 600 millioner å utvikle og modernisere for politiet for. Men kun 90 millioner er frie midler som politiet kan disponere selv, som følge av øremerkinger. Dette beløpet kan bli mangedoblet, dersom PFT-sjefene får det som de vil.

– Politianalysen sier anskaffelser alene kan frigjøre rundt 200 millioner kroner årlig. Det er penger som blir liggende igjen og som kan brukes til modernisering eller i distriktene. Effekten av anskaffelser er ekstremt bra uttelling. I tillegg skal det være mulig å frigjøre 205 millioner ved å effektivisere andre administrative forhold. Vi kan nærme oss 500 millioner i frie midler for politiet i Norge, slår PFT-direktør Clem fast.

– Og dette har vi tro på å få realisert. Men det krever en kraftsamling og handlefrihet for PFT, legger Ringheim til, og påpeker at samarbeid med brukerne i politiet fortsatt er avgjørende for å få til gode avtaler.

På flere områder har PFT allerede spart inn større summer. Skuddsikkert verneutstyr, feltuniformer og hurtigtester for påvisning av narkotika er anskaffelser der PFT mener de har spart 20-50% sammenlignet med før.

– Så langt i år, etter omorganisering av anskaffelsene, har vi allerede lagt til rette for besparelser for rundt 100 millioner kroner over en fireårsperiode. Og vi tror kurven bare blir brattere når vi nå kommer til taktskiftet i måten vi jobber på, sier Ringheim.

Et drøss av like og upresise avtaler gir politiet dårlig rykte

I dag har distriktene flere parallelle avtaler. Etter det Politiforum erfarer har politiet 26 avtaler med Posten og 36 avtaler med selskapet ISS, som tilbyr vedlikehold, kantinetjenester og andre leveranser.

– Det finnes mange eksempler på at politiet har hatt flere titalls parallelle avtaler med samme leverandør, men med helt ulike betingelser. For eksempel kan alle distrikter og særorganser ha hver sine avtaler. I tillegg kommer sentrale avtaler. Det er mange lokale avtaler med små volumer, forklarer Ringheim.

Fra å ha hatt 30.000 leverandører har politiet nå kommet ned i 13.000. Målet er å mer enn halvere dette igjen, opplyser PFT-direktør Clem, uten å ville tallfeste hvor mange avtaler det vil bli til slutt.

– Vi skal ha noen lokale avtaler i fremtiden også, men dette handler om balansen i det. At bare 165 av 1250 avtaler er sentrale sier sitt. Vi er nesten ytterpunktet blant organisasjoner på vår størrelse, sier Clem.

At 250 av de 13.000 leverandørene står for 80 prosent av politiets portefølje på fem milliarder kroner, taler også for seg. Ved å samle avtalene og synliggjøre det totale volumet, vil politiet ha bedre forhandlingskort.

– La oss si at politiet inngår en avtale på 500 millioner, men bare kjøper for 200 millioner. Det registrerer leverandørene, og de tror ikke på politiet når vi ikke kjøper det vi sier vi skal. Det gir politiet et dårlig rennommé i markedet og dårlige avtaler. Dette tar vi grep om nå, sier anskaffelsesdirektøren.

Slår sammen og reforhandler avtalene

Nå vil altså Politiets fellestjenester gå bort fra småskalaavtaler, til større og felles avtaler. Et eksempel er de 36 leverandørene av uniform og bekledning, som kan bli til to-tre større leverandører, som igjen kan ta underleverandører. Om dette er en løsning, er noe PFT nå vurderer.

– Dette betyr jo at det trolig er minst 36 personer som har rigga en avtale hver, skrudd sammen på ulike måter. Du kunne i stedet hatt ett team sentralt som gjorde det samme for alle, og gjorde klar noen få aktører. Vi sparer tid og ressurser, i tillegg til å få bedre betingelser, sier Ringheim.

Allerede har PFT ansatt spesialister. Man vil bort fra at generalister rundt i Politi-Norge på deltid inngår anskaffelser. Ny ekspertise fra både offentlig og privat sektor er hentet inn for å forhandle avtaler i framtiden.

– Men hvordan skal man komme seg ut av alle de eksisterende avtalene?

– Akkurat det er enklere i det private enn i det offentlige, der vi opererer. Vi forholder oss selvsagt til avtalene som ligger der, men vi har også gjennomført konsolideringer (sammenslåing av avtaler, journ.anm) og satt inn reguleringer som gjør at alle lokale avtaler som fornyes skal ha gjensidig oppsigelsestid på tre måneder. Dermed kan de avsluttes og gå inn i sentrale avtaler når de er i boks, forklarer Ringheim.

– Risikerer man ikke å sitte med doble avtaler?

– Røft regnet er avtalene rundt i politiet basert på fireårsperioder. Vi ønsker å se om man kan reforhandle avtaler raskere, og vi lager en plan over dette, sier PFT-direktør Clem, som tror PFT vil være en viktig del av løsningen på politiets økonomisituasjon.

– Det er en utfordrende situasjon for politiet med tanke på økonomi, for eksempel i distrikter og på IKT-siden. Målet er at det PFT gjør kan være noe av lyset i tunnelen og løsningen for politiet, avslutter Clem.