Sosiale medier - et verktøy for økt kunnskapsdeling i politiet?

I rapporten «Politiet mot 2020» (POD, 2008) fremheves kunnskap som en kjernefaktor i politiets virksomhet. Kompetanseutvikling, operativ oppgaveløsning og strategisk planlegging av fokusområder er noen av de feltene hvor kunnskap skal være vår grunnpilar. Virksomheter som har kunnskap og arbeidskraft som en kritisk suksessfaktor for sin verdiskapning kalles en kunnskapsorganisasjon.

I sitt daglige virke opparbeider hver enkelt ansatt en unik kunnskap; det være seg kunnskap om ulike situasjoner man står overfor, lovverk, prosedyrer eller politimetodikk. I hvilken grad forvalter politiet en av sine viktigste ressurser, nemlig den kunnskapen som hver enkelt polititjenestekvinne og -mann besitter?

For å lede en kunnskapsorganisasjon har man tradisjonelt sett mot ledelsesformen «Knowledge Management»(KM). Gottschalk (2004) definerer kunnskapsledelse som en metodikk drevet frem for å oppnå organisatorisk læring gjennom å fange, samle, skape, dele og anvende kunnskap med den hensikt å skape nye verdier for alle.

Grunntanken i tradisjonell kunnskapsledelse har vært å samle all tilgjengelig kunnskap i databaser for å kategorisere og organisere den til felles nytte. Erfaringer har vist at dette ofte har vært utført av noen få dedikerte kunnskapseksperter. En konsekvens av dette har vært at en ikke har klart å inkludere og motivere de ansatte til å dele og dermed ikke utløst kunnskapspotensialet i organisasjonen.

Hvordan deler vi kunnskap i politiet?

Kunnskapsdeling skjer i stor grad muntlig, i samtaler med kollegaer eller via foredrag og kurs. Intranettet brukes til å publisere informasjon lokalt og nasjonalt. Det finnes prosjektrom for kunnskapsdeling, men det har en form og et grensesnitt som ikke gjør det attraktivt å bruke til dette formålet. På lokalt nivå blir informasjon, strategier, metodikk m.m. «gjemt» godt bort i filstrukturen på felles- eller eget område.

Mye tid går med på å lete i en fil-/mappestruktur for å finne informasjon, som man vet finnes, og som man trenger der og da. Etaten mangler verktøy, strategi og en bevisst ledelse som bidrar til aktiv kunnskapsdeling. Dette medfører at kollektiv kunnskap går tapt.

Kunnskapsdeling utenfor politietaten - Web 2.0

Mens vi har et stort forbedringspotensiale når det gjelder å dele og tilgjengeliggjøre kunnskapen innad i etaten, ser vi at en delingskultur sprer seg på Internett.

Fra å være en kultur for spesielt interesserte omfatter den nå store deler av befolkningen. Fenomenet «Web 2.0» forklarer i stor grad denne fremvoksende delingskulturen. Web 2.0 er sosiale medier, som betegner brukerdrevet innholdsproduksjon, muliggjort av lett tilgjengelige publiseringsteknologier i konstant utvikling. Eksempler på sosiale medier er blogger (Blogspot.com), sosiale nettsamfunn (Facebook.com), mikroblogging (Twitter.com), Wiki (Wikipedia.org) og diskusjonsfora (VGd.no).

Sosiale medier har blitt ekstremt populære fordi de gjør mennesker i stand til å knytte og videreutvikle både personlige og jobbrelaterte relasjoner. Den voldsomme veksten i bruk av slike medier synes å komme av at brukerterskelen er lav og lette å ta i bruk, samtidig som at de har et sosialt preg hvor relasjoner til kjente og ukjente vokser i takt med bruken. Videre fremstår sosialisering, samarbeid, deling og tilhørighet som viktige motivasjonsfaktorer.

Kunnskapsdeling i organisasjoner - Enterprise 2.0

Enterprise 2.0 (E2.0) er definert som virksomheter som bruker sosiale medier som plattform for å kommunisere internt og mellom selskaper, deres partnere og kunder (McAfee, 2006). Web 2.0 og Enterprise 2.0 bruker de samme sosiale verktøyene, men formålet og konteksten er ulik. Mens Web 2.0 er eksternt rettet og gjelder deling av tilfeldige ting, er Enterprise 2.0 rettet innover i organisasjonen og har et jobb- og samarbeidsfokus.

Man setter mennesker i organisasjonen i stand til å finne hverandre eller den kunnskapen de søker gjennom et fokus på sosiale relasjoner. E2.0 har ført til det noen betegner som et paradigmeskifte innen kunnskapsledelse; fra at teknologi brukes til å oppbevare informasjon til at teknologi brukes for å sette mennesker i stand til å samhandle.

Rune Glomseth (Politiforum, 08/09) peker på at småpraten er et viktig virkemiddel for å øke kunnskap. Ved bruk av E2.0 kan man tilrettelegge for en ny og større arena hvor bl.a. denne dialogen kan skje på tvers av trukne linjer i organisasjonskart og fysisk lokalisasjon.

Politiets muligheter

Sannsynligheten for at noen har møtt det samme problemet før deg er stor. Hvordan klarer vi i dag å finne de menneskene som kan bidra til en bedre oppgaveløsning for den ansatte og etaten i sin helhet? Hvordan unngå å gjøre feil som andre tidligere har gjort, hvordan forhindre at vi bruker mye tid på å lete opp et svar eller en fungerende metodikk når kollegaer i samme bygg sitter med kunnskapen man trenger?

Ved bruk av en plattform av sosiale medier vil man gi den enkelte mulighet for dette. En sosial plattform for kunnskapsdeling bør ha følgende elementer: Et dokumentarkiv der alt som er «opplest og vedtatt» finnes (lovverk, instrukser og annet kvalitetssikret materiale). Mulighet for å opprette personlige blogger og skrive om fagfelt av interesser, eksempelvis krimteknikk, kriminalitetsanalyse, hundetjeneste osv. Et sosialt nettsamfunn der relasjonsfokus og nettverk står i sentrum.

En mikrobloggingstjeneste hvor man kan følge med på og anbefale/spre info om kollegers faglige bidrag og en Wiki hvor man kan jobbe i felleskap på dokumenter, samt lage politiets oppslagsverk. I tillegg trengs diskusjonsforum hvor man kan diskutere «best practice», gi tips og råd, stille spørsmål og ikke minst finne kollegaer som kan hjelpe deg med problemstillinger som er for komplekse til å beskrive og initiere til dialog og samarbeid.

En politibetjent ved et lensmannskontor som møter en faglig utfordring bør kunne adressere dette gjennom f.eks. et diskusjonsforum eller via politiets mikrobloggingssystem som et spørsmål. Andre som har interesse på samme fagfelt kan kommentere eller henvise til relevante artikler i politiets «Wiki», i blogger som er skrevet om emnet eller om personer de vet har den aktuelle kompetansen.

Kanskje blir det en debatt i diskusjonsforumet som ikke bare henviser til allerede tilgjengeligkunnskap, men som bidrar til å utvikle og skape ny kunnskap gjennom dialog. Slik vil man, ved hjelp av sosiale medier, kunne øke den enkeltes nettverk og der igjen muligheten for å kunne innhente den kunnskapen man trenger.

Selv om verktøy for kunnskapsdeling er en nødvendig forutsetning for å lykkes, er den virkelige utfordringen å utvikle en kultur for deling. De sosiale verktøyene er kun et middel for å oppnå større kollektiv kunnskap og har ingen verdi om de ikke brukes. For å motivere de ansatte til å utnytte seg av disse trengs det en tydelig politiledelse som ikke bare ser verdien av, men som også belønner engasjement, samarbeid og aktiv kunnskapsdeling.

Ved å styrke politiets kollektive kunnskap styrker vi også vår evne til å bekjempe kriminalitet.

Denne artikkelen er basert på Bacheloroppgaven «Hvorfor kan innføring av Enterprise 2.0 og sosial IT ledelse bidra til økt kunnskapsdeling i PDMT»? Oppgaven viste at PDMT kan forbedre intern kunnskapsdeling ved hjelp av sosiale medier. Du kan lese hele oppgaven m.m. her.