Hvilken informasjon om de ansatte kan arbeidsgiveren lagre?
I personalmappen lagres det informasjon om den ansatte som omfatter fødselsnummer, adresse, nærmeste pårørende mv. Dette er legitimt og nødvendig i alle ansettelsesforhold.
Utfordringene oppstår når det blir lagret opplysninger som ikke er åpenbart relevante for arbeidsforholdet. Har arbeidsgiveren anledning til å lagre informasjon om den ansattes sykdom, familiesituasjon, tidligere hendelser i og utenfor arbeidsplassen mv?
Tjenestemannsloven
Tjenestemannsloven regulerer ikke omfanget av den informasjon som arbeidsgiveren kan lagre om de ansatte på noen helhetlig måte, men nevner kun såkalte personalkort. I henhold til § 14 kan ordensstraff føres på «rulleblad eller personalkort». Innholdet skal begrense seg til opplysninger om formell ordensstraff, f.eks. skriftlig irettesettelse. Etter § 15 i Politietatens personalreglement skal ordensstraff slettes etter fem år. Dette dreier seg altså ikke om lagring av personopplysninger av de ansatte i vid forstand, i motsetning til en personalmappe som inneholder all informasjon arbeidsgiveren har om arbeidstakeren. Personalkortet, eller rullebladet, er begrenset til formelle ordensstraffer.
Personopplysningsloven
Arbeidsgiverens lagring av opplysninger om arbeidstakerne reguleres av personopplysningsloven (pol). Hovedregelen i § 11 gir anvisning på at arbeidsgiveren kun kan lagre opplysninger som har et spesifikt angitt og saklig formål som er begrunnet i virksomheten. Utover de opplysninger som jeg har referert til innledningsvis, kan arbeidsgiveren lagre arbeidstakerens søknad på stillingen, attester og andre dokumenter som er fremlagt i tilknytning til stillingssøknaden, arbeidsavtalen, dokumentasjon knyttet til person o.l. I tillegg kan personalmappen inneholde informasjon om kjønn, sivilstand, antall barn, årsaken til at arbeidsforholdet avsluttes, fravær og fraværsårsaker, om vedkommende har tjenestebil eller lån fra arbeidsgiveren mv. Disse typer opplysninger er nødvendige for å kunne ivareta både arbeidsgiverens og arbeidstakerens rettigheter i ansettelsesforholdet.
«Greit å vite»-opplysninger
Motsetningsvis kan ikke arbeidsgiveren oppbevare informasjon i personalmappen utelukkende ut fra en tanke om at det er «greit å vite». Dette innebærer at dersom arbeidsgiveren får tilgang til informasjon om at en ansatt har hatt en uheldig hendelse hos forrige arbeidsgiver, eller på privaten, så kan ikke denne type informasjon oppbevares av arbeidsgiveren med mindre det kan vises til at informasjonen er relevant for et spesifikt og legitimt behov.
Dersom det er tale om sensitive personopplysninger, det vil si opplysninger om etnisk bakgrunn, politisk oppfatning, mistanker, siktelse, tiltale eller domfellelse for straffbare handlinger, helseforhold, seksuelle forhold eller medlemskap i fagforeninger, jfr pol § 2 nr 8 er kravene til lagring og behandling strengere. Er det tale om sensitive personopplysninger, er det stort sett kun i de tilfeller hvor hensynet til arbeidstakeren tilsier behandling at arbeidsgiveren faktisk har anledning til å lagre opplysningene. Dette gjelder med mindre lagring eller behandling av opplysninger er nødvendige for at arbeidsgiveren skal kunne ivareta sine arbeidsrettslige forpliktelser eller rettigheter, jfr pol § 9.
Sletting
Generelt skal opplysninger som arbeidsgiveren lagrer, slettes når opplysningene har mistet sin relevans. Dersom det spesifikke formålet for å gjennomføre behandlingen av personopplysninger er oppnådd eller bortfalt, skal opplysningene som hovedregel slettes, jfr pol § 28. Politiet som sådan er imidlertid underlagt arkivloven, og arkiveringsplikten går foran sletteplikten etter pol § 28. Dette gjelder primært opplysninger som mottas eller produseres som et ledd i den virksomheten et organ utøver, for eksempel strafferegisteret som føres av politiet. Dette er selvsagt ikke noen hjemmel for at politietsom arbeidsgiverarkiverer slike opplysninger om sine tilsatte.
