PFT anklaget Trøndelag politidistrikt for ulovlig båtanskaffelse

Høsten 2021 kjøpte Trøndelag politidistrikt ny politibåt. Valget falt på helårsbåten Kaasbøll 780 kabin, fra båtleverandøren Kaasbøll Boats AS. Båten skal øke politiets synlighet på sjøen og bidra i det forebyggende arbeidet for å hindre alvorlige ulykker og dødsfall. Båten har et fartspotensiale på over 50 knop, og skal brukes i hele politidistriktet, men plasseres på Rørvik. Prislappen var 1.258.993 kroner, og anskaffelsen var dermed under den såkalte terskelverdien på 1,3 millioner kroner.

Reglene er nemlig slik at offentlige oppdragsgivere plikter å kunngjøre alle anskaffelser som overstiger denne summen i den nasjonale kunngjørings-databasen for offentlige anskaffelser, Doffin.

Men før politidistriktet tok i bruk båten, ønsket politiet at den skulle uniformeres. Tidligere i år ba derfor politidistriktet om bistand fra Politiets Fellestjenester (PFT), som har fagansvaret for anskaffelser i politiet.

Svaret de fikk var nei, kommer det frem i dokumenter som Politiforum har fått innsyn i. Derfor så politidistriktet seg nødt til å be om bistand fra Politidirektoratet (POD).

«Direktør PFT har orientert politimesteren om at PFT ikke bistår i dette uten skriftlig pålegg fra Politidirektoratet. PFT hevder at terskelverdien overskrides når den uniformeres og anbefaler i stedet at båten selges og at distriktet melder inn behov for ny båt», heter det i et dokument som gikk fra Trøndelag politidistrikt til POD i begynnelsen av mars i år.

Videre ba politidistriktet POD ta stilling til følgende problemstilling: «Dersom kostnad for uniformering skal regnes inn som del av terskelverdien på 1,3 millioner kroner, kan båten uniformeres for inntil kr. 40.000 uten å overskride terskelen».

– Fulgte reglene

Før POD kvitterte ut saken, fortsatte PFT og politidistriktet dialogen via brevs form. Blant innholdet i dialogen er PFTs juridiske vurdering i saken. Politiforum har bedt om denne vurderingen, men er nektet innsyn i dokumentet.

«Brevet er unntatt offentlighet med hjemmel i offentleglova § 15 og det gis derfor ikke innsyn i dokumentet. Vi viser til § 15 første og annet ledd som gjelder interne dokumenter og interne råd og vurderinger som inngår i en intern beslutning. Som sentral enhet for anskaffelser gir PFT råd og faglige vurderinger til hvordan enhetene i politiet skal forholde seg til regelverket. Det er viktig at denne dialogen kan skje uten innsyn fra omgivelsene», begrunner PFT avslaget på innsynet med.

Politiforum har samtidig fått innsyn i Trøndelag politidistrikts svar til PFT på deres vurdering i samme sak. Her kommer det frem at politidistriktet presiserer at de har fulgt reglene om offentlige anskaffelser og gjennomført en lovlig båtanskaffelse.

Politidistriktet stiller også spørsmål ved PFTs oppsummering og anbefaling i denne saken, og begrunner det med å legge frem sin vurdering av båtanskaffelsen:

«Trøndelag politidistrikt har med henvisning til anskaffelsesforskriftens § 5- 4:

• Beregnet kontraktens verdi på grunnlag av et anslag over den samlede betalingen eks. mva.
• Gjort en forsvarlig beregning på tidspunkt for kunngjøringen av konkurransen.
• Ikke valgt beregningsmåte eller delt opp kontrakten med det formål å unnta kontrakten fra forskriften».

Videre heter det i dokumentet at «Trøndelag politidistrikt har spesifisert varen som skal anskaffes, og har i ettertid ønsket uniformering i tillegg».

«Uniformering skal følge rammeavtale som PFT har inngått og det kan være gjenstand for en egen vurdering om dette oppdraget kan tildeles båtbyggeriet eller skal inngå som en del av anskaffelsesverdien. Uavhengig av hvordan dette vurderes, vil uansett en uniformering for kr. 40.000,- eks. mva. innebære at terskelverdien ikke overskrides», skriver politidistriktet videre.

PFT anførte overfor politidistriktet at også service/vedlikehold for hele båtens levetid, eller minimum 48 måneder, «normalt» må regnes inn i terskelverdien. Heller ikke dette synet deler politidistriktet, som skriver at det «finner ikke noe sted i anskaffelsesforskriften at det er «normalt» å medta dette».

«Med henvisning til anskaffelsesforskriften kan vi ikke finne at dette er et forhold som skulle vært medtatt i vår vurdering/beregning av terskelverdi. Trøndelag politidistrikt gjør oppmerksom på at båten leveres på Hitra og skal ha havn i Rørvik ca. 500 km unna. At service/vedlikehold ikke er medtatt er etter vår vurdering ikke en ulovlig «oppdeling» av kontrakten gitt båtbyggeriets geografiske plassering», skriver politidistriktet videre.

Avslutningsvis ber derfor politidistriktet om at PFT bistår dem i arbeidet med å uniformere båten.

POD støtter PFT

I slutten av mars kom svaret fra POD. Her vises det til Trøndelag politidistrikts (TPD) brev til POD i saken, og dialogen i etterkant.

«Politiets fellestjenester (PFT) har fagansvaret for anskaffelser i politiet og støtter ikke TPDs vurdering. PFT har orientert TPD om at de ikke bistår i dette uten skriftlig pålegg fra POD. Saken har vært til vurdering i POD. Innledningsvis vil vi vise til prosedyrene for gjennomføring av anskaffelser som er innført i etaten og viktigheten av å følge disse», innledet POD i sitt svar.

Direktoratet trekker videre frem at PFT er delegert ansvaret for gjennomføring av større anskaffelser og til å ha rollen som etatens ekspert innenfor spørsmål knyttet til offentlige anskaffelser.

«Det er naturlig at POD støtter seg til PFTs vurderinger når vi forelegges problemstillinger knyttet til offentlige anskaffelser. PFTs vurdering av TPDs båtanskaffelse er i strid med regelverket», fortsetter POD.

Med dette som bakteppe ønsker derfor ikke POD å pålegge PFT å uniformere båten.

«Samtidig minner POD om viktigheten av at alle etatens enheter følger prosessene som er etablert for å sikre at politiet handler i tråd med regelverket. POD ber om at TPD og PFT nå går i dialog og i fellesskap finner en løsning som sikrer at den anskaffede båten kan benyttes, og at dette gjøres innenfor rammene i lov og forskrift», heter det videre i brevet.

Enden på visa ble at PFT bistod politidistriktet med uniformeringen av båten.

Eksperter gir Trøndelag rett

Advokat Marianne H. Dragsten mener det er Trøndelag politidistrikt som tolker regelverket riktig i denne saken. Hun er ekspert på offentlige anskaffelser og nemndsmedlem av Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA).

– Jeg antar at det er andre enn verftet som uniformerer båten slik at det ikke er samme leverandør av selve båten og uniformeringen. Et raskt søk på nettet synes å vise at det er et annet leverandørmarked som foretar uniformeringen enn skipsverftene. Forutsatt at det stemmer, er min vurdering at uniformeringen ikke er en del av anskaffelsen av båten, men en egen anskaffelse i seg selv, som dersom den er under 100.000 kroner ikke omfattes av regelverket for offentlige anskaffelser. Jeg mener derfor at det er Trøndelag politidistrikt som tolker regelverket riktig her, sier hun.

Det gjelder også for service/vedlikehold-biten.

– Når det gjelder service/vedlikehold er det heller ikke samme anskaffelse som anskaffelse av båten, med mindre service og vedlikehold er gjort til en del av kjøpskontrakten, noe jeg forstår det som at den ikke er. Igjen mener jeg derfor at det er Trøndelag politidistrikt som tolker regelverket riktig, avslutter hun.

Ekspert på offentlige anskaffelser, advokat Robert Myhre, deler Dragstens syn i saken.

– Jeg mener at beløpet for uniformering ikke skal legges til kjøpsverdi på båten. Kjøp av båten er en vareanskaffelse, mens uniformeringen er en tjeneste. Verdien av arbeidet er større enn verdien på materialet som leveres, og varer og tjenester skal ikke summeres, så lenge de ikke kjøpes samtidig, sier han.

Myhre legger til at når det gjelder oppdeling av service/vedlikehold, kommer dette an på hvordan anskaffelsen legges opp.

– Dersom båten anskaffes, og man senere innhenter tilbud fra flere leverandører, og velger en leverandør på service og vedlikehold, er ikke dette noe som skal regnes sammen i terskelverdiene. Men dersom det er en kunstig oppdeling, fordi det bare er den leverandøren som kan ta service/vedlikehold, kan det være annerledes. Så om de har inngått en kontrakt med en annen leverandør, ser jeg ikke at dette skal legges sammen, avslutter han.

Lite snakkesalig

Gunnar Smeby, leder for stab for virksomhetsstyring i Trøndelag politidistrikt, kommenterer saken slik:

– Vi har vært trygge på at vi har gjennomført en anskaffelse innenfor anskaffelsesregelverket, og synes det er fint at Politiforum har undersøkt dette hos eksperter, som har samme syn på dette som oss, sier han.

Avdelingsdirektør Marianne Haahjem for anskaffelser og juridisk i PFT, skriver i en e-post til Politiforum at PFT registrerer at Dragsten og Myhre har kommentert avgjørelsen, men utover det har hun ikke noen kommentarer til saken.

Roger Bjerke, direktør for styringsavdelingen i POD, skriver i en e-post til Politiforum at direktoratet støtter seg til PFTs vurderinger i saken.

– Men vi har bedt partene om å finne en løsning som sikrer at båten kan benyttes innenfor rammene i lov og forskrift. Etter hva POD erfarer er den aktuelle båten nå i bruk med korrekt uniformering, skriver han videre.

LES OGSÅ: Her er politiets nye båter