Tidligere i år ba en privatperson om innsyn i en nyhetssak på politiets intranett.

Samtidig ba vedkommende om innsyn i kommentarfeltet til artikkelen, som handlet om at det var gitt innsyn i en liste over politiansatte som hadde fått trukket kontingenten til daværende Norsk narkotikapolitiforening (NNPF) av lønnen.

Politidirektoratet (POD) ga innsyn i selve nyhetssaken, men unntok kommentarene fra innsyn.

Privatpersonen svarte med å klage på avslaget til Justisdepartementet, og har nå fått medhold.

Må behandle saken på nytt

Da POD avslo innsynet i kommentarene ble det vist til to forhold. Det første var offentleglova paragraf 23 første ledd, som dreier seg om personalforvaltning.

I tillegg mente POD at kommentarene som det var bedt om innsyn i, ikke er å anse som et saksdokument etter offentleglova. Utgangspunktet etter offentleglova er som kjent at det skal gis innsyn i saksdokumenter.

Justisdepartementet avviste imidlertid at PODs begrunnelse ga hjemmel for å unnta innsyn. Dermed må POD behandle saken på nytt.

«Departementet kan ikke se at offentleglova § 23 første ledd gir hjemmel for å unnta fra innsyn her, i hvert fall ikke fullt ut eller alene. Alternativet «personalforvaltning» i bestemmelsen omfatter opplysninger om forhandlinger med ansatte eller deres organisasjoner om andre forhold enn lønn, for eksempel arbeidstidsordninger, kontorfasiliteter og lignende», skriver Justisdepartementet i begrunnelsen.

Videre heter det at:

«Det kan også omfatte opplysninger om håndtering av konflikter på arbeidsplassen. I alle tilfeller kan det med hjemmel i nevnte bestemmelsen bare unntas fra innsyn for å ivareta interessene til organet, ikke til de ansatte eller tredjepersoner.»

Advarer mot å bruke Kilden

Leder for Politiets Fellesforbund, Unn Alma Skatvold, reagerer på at politiet kan måtte gi innsyn i kommentarer på Kilden.

– Det som er viktig nå er at arbeidsgiver er tydelig overfor sine ansatte på at det kan bli bedt om innsyn. Der også navn og bildet i tillegg til kommentarer, kan bli gitt ut. Det er utrolig viktig at de ansatte forstår at Kilden ikke lenger er et intranett. Det ansvaret må arbeidsgiver ta i en situasjon der vi ser at vold og trusler øker mot politiet. Dette er en del av et større bilde, sier hun.

Skatvold mener det er et HMS-ansvar å informere de ansatte.

– Kilden er ikke lenger et sted hvor man kan diskutere fritt og åpent, og ha den takhøyden som man trenger for utvikling i etaten. Jeg tenker at det er viktig at man har et sted hvor man kan ytre seg, men Kilden er ikke lenger det stedet, fortsetter hun.

– Vil du advare ansatte mot å ytre seg på Kilden?

– Ja, jeg vil advare mot det.

Andre grunnlag for avslag

Men det er et men her.

For etter Justisdepartementets vurdering er det derimot flere andre grunnlag og paragrafer, enn dem POD har brukt, som kan tale for å nekte innsyn i de aktuelle kommentarene fra politiansatte på Kilden.

«For det første kan mye tilsi at flere av kommentarene ikke kan regnes som «saksdokument» etter offentleglova § 4 annet ledd. Dette gjelder helt korte innspill av typen «Dette er ikke greit» og lignende, uten at det er gått nærmere inn på de rettslige spørsmålene eller saken for øvrig», skriver Justisdepartementet videre i sin vurdering.

Departementet mener også at enkelte andre av innspillene ligger i grenseland for hva som er «saksdokument».

«Her påpeker vi for øvrig at hver enkelt kommentar i utgangspunktet må regnes som et selvstendig dokument, og at vurderingen av hva som er saksdokument, også må vurderes konkret for den enkelte kommentar», fortsetter departementet.

Det vises også til at kommentarer som særlig bærer preg av dialog, vil måtte anses som «saksdokument» etter den samme paragrafen.

Eksemplet som gis er der POD gir svar på hvordan organet vil forholde seg til den videre behandlingen av sakskomplekset.

«Avsenderens navn og bilde vil etter vår vurdering også måtte omfattes, men likevel ikke «liker»-klikk til de enkelte kommentarene», fortsetter departementet.

Lav terskel

I begrunnelsen skriver Justisdepartementet også at det ikke deler PODs vurdering av hva som skal regnes som et «saksdokument» etter offentleglova.

Departementet mener terskelen for hva som skal regnes som et saksdokument etter nevnte lov er lav.

«Enkelte av kommentarene vil kunne være personlige forhold som omfattes av taushetsplikten i forvaltningsloven (…), og som i så fall vil måtte unntas fra innsyn av den grunn. Dette vil først og fremst gjelde for kommentarer som må anses som særlig skarpe eller støtende mv», heter det videre i departementets vurdering.

Det vises til at dette i hovedsak må gjelde avsenderens personlige forhold, men enkelte påstander rettet mot enkeltpersoner kan også tenkes å måtte regnes som personlige forhold for de som er omtalt.

Hver kommentar må vurderes

I en e-post kommenterer assisterende politidirektør Håkon Skulstad saken slik:

«Intranettet Kilden er ment å bidra til å senke terskelen for samhandling, informasjonsdeling og meningsytring internt i etaten. Det skal være trygt og forutsigbart å ytre seg på intranettet vårt, og de fleste som kommenterer forutsetter at man skriver til sine kolleger. Derfor er det forståelig at innsynsbegjæringer i kommentarfeltene kan skape bekymring og påvirke det interne ytringsklimaet i etaten».

Videre sier han at Justisdepartementet mener at bestemmelsen om unntak av hensyn til forsvarlig personalforvaltning ikke kan brukes for å unnta kommentarer på generell basis.

«Departementet var i klagebehandlingen ikke enig i Politidirektoratets vurdering om at alle kommentarene faller utenfor saksdokumentbegrepet. Dermed skal innsynskrav i kommentarfelt vurderes i hvert enkelt tilfelle», fortsetter han i e-posten.

Videre heter det at det kan være særskilte grunner til å unnta enkelt kommentarer eller annen informasjon fra offentlighet.

«Informasjon om medarbeidere på Kilden og deres ytringer har det samme vernet som tilsvarende informasjon i andre av politiets systemer, og må gjennom de samme type vurderinger dersom det kreves innsyn», skriver Skulstad videre.

POD legger departementets vurderinger i klagebehandlingen til grunn.

«Informasjonen på Kilden er intern. Likevel er det mulig å kreve innsyn i innhold på Kilden – på samme måte som informasjon i andre av politiets systemer, registre og dokumenter», skriver han avslutningsvis.