«Etter ombudets vurdering er det ikke i strid med ferieloven at politidistriktet endrer arbeidsplaner når ferie innvilges før arbeidsplanen er iverksatt», skriver sivilombud Hanne Harlem i en uttalelse etter å ha vurdert striden rundt praktiseringen av arbeidstidsbestemmelsene (ATB) i Sør-Vest politidistrikt. 

Politidistriktet har de siste tre-fire årene etablert en praksis der operativt personell som går i turnus blir overført til rene dagvakter når de skal avvikle ferie. I samme periode har det vært stadig sterkere og opprivende strid internt i Sør-Vest politidistrikt rundt denne praksisen.

I fjor sommer ble ATB-striden klaget inn for Sivilombudet av et verneombud ved Felles enhet for operativ tjeneste (FOT) i politidistriktet.

Siden 8. februar 2022 har ledelsen i Sør-Vest støttet seg på et brev fra Politidirektoratet som gir distriktsledelsen støtte i synet på fortolkningen av hvordan ferieuttak skal håndteres med tanke på beregning av arbeidstid i ferieperioden.

Flere andre politidistrikter har etter PODs brev helt eller delvis lagt om til gjennomsnittsberegning av arbeidstiden ved ferieuttak. 

Skal ikke gi minustimer

Sivilombudet synes å være kritisk til at Sør-Vest politidistrikt har satt opp sine arbeidsplaner på en for ujevn måte slik at en gjennomsnittsberegning av arbeidstid ved ferieuttak fører til at ansatte blir «skyldige» timer når de avvikler ferie. Dette er arbeidstid som ansatte i Sør-Vest må arbeide inn igjen når de er tilbake fra ferie. Dette fordi «dagvaktene» de er blitt overført til i turnus i ferieperioden har hatt færre timer enn turnusen de ble flyttet fra.

«Ferien må (…) føres på en slik måte at den fremstår som «nøytral», for å sikre at gjennomsnittlig arbeidstid blir i samsvar med avtalen. At feriedager føres som «normalarbeidstid» i arbeidsplan- og tidsregistreringssystemet innebærer at den ansatte verken får pluss- eller minustimer i løpet av perioden den ansatte tar ferie. Dette fører til at ansatte i samme stillingsprosent har like mange arbeidstimer i løpet av en arbeidsperiode», skriver sivilombud Hanne Harlem.

At operativt personell blir kalt inn på fridager for å jobbe inn timer de er blitt skyldige gjennom endringen av turnus i ferieperioden har, sammen med andre konflikter, skapt et stadig mer utfordrende arbeidsmiljø ved FOT i Sør-Vest.

Tydelige anbefalinger

Denne konflikten har også Sivilombudet registrert, og fremsetter i sin uttalelse tre meget tydelige anbefalinger til ledelsen i Sør-Vest politidistrikt:

• Sivilombudet anbefaler at politidistriktet av hensyn til både ledere og ansatte, får fram og formidler gode beskrivelser av fremgangsmåten ved fastlegging av arbeidsplanene, virkningen av at feriedager settes som «normalarbeidsdag» og konsekvensen for den enkelte av feriedager og gjennomsnittlig arbeidstid. 
• Ombudet anbefaler (…) at politidistriktet legger vekt på å utarbeide arbeidsplaner med så jevn belastning som mulig, spesielt i perioder der det er påregnelig at det tas ut en del ferie, i tråd med bestemmelsen i ATB-avtalen § 3-1 (9). Om mulig bør distriktet dessuten ha arbeidsplaner som varer såpass lenge at det ikke oppleves som en ekstrabelastning for den ansatte å ta ut ferie, jf. plikten etter ATB-avtalen § 3-1 (3) og (9) til å sikre at de ansatte har jevnest mulig belastning ved oppsett av arbeidsplaner. 
• For å sikre forutsigbarhet, både for ansatte og arbeidsgiver, er det viktig at ferie, og eventuelle andre endringer arbeidsplanen som følger av ferieavviklingen, planlegges inn i arbeidsplanene i god tid før ferien skal avvikles, slik også ATB-avtalen forutsetter. 

Ingen særskilt avtale

I den skriftlige uttalelsen fastslår Sivilombudet at «det ikke foreligger noen særskilt avtale om hvordan ferieavvikling skal gjennomføres», slik Politiforum tidligere har skrevet, og legger til at det dermed er «slik at det er ferielovens bestemmelser som gjelder». 

«Det er i tillegg spørsmål om betydningen av politidistriktets arbeidstidsordning. Det vil si organisering og fastsetting av den enkeltes arbeidstid, herunder om denne også er i samsvar med arbeidsmiljølovens regler om beregning av arbeidstid», oppsummerer Sivilombudet i sin uttalelse, som er datert 1. februar.

Ferieloven slår fast at ferie skal avvikles som hele «virkedager». Dette er alle dager som ikke er søndag eller helligdager. Dette er for å sikre at alle ansatte får rett til samme antall feriedager uavhengig av hvordan arbeidstiden er organisert eller om arbeidstaker arbeider deltid, påpeker Sivilombudet.

Ombudet mener at ATB-avtalen forutsetter at en arbeidsplan kan endres for neste periode, og at det dermed, etter ombudets syn, ikke foreligger en ordning med «en fast, ufravikelig, turnus». 

«Den enkeltes arbeidstidsoppsett ligger først fast innenfor den enkelte arbeidsplanen når den er iverksatt. Dette innebærer at ferie som tas ut etter at planen er iverksatt ikke endrer arbeidstiden for øvrig innenfor perioden», skriver Sivilombudet og legger til:

«Ombudet legger derfor til grunn at en plan ikke kan endres når det er mindre enn to uker til planperioden starter, jf. ATB-avtalen §§ 3-5 og 4-2. Ferie som innvilges etter dette tidspunktet, herunder mens planen løper, fører ikke til endringer av arbeidstiden i planen. Slik ombudet forstår det er dette også i samsvar med praksis i politidistriktet.»

Ikke ferien som er «problemet»

Deretter kommer Sivilombudet til stridens kjerne.

«I forbindelse med planlegging av ferie og kommende arbeidsplanperiode, vil det derimot være fritt for, og i samsvar med ATB-avtalen, å ta hensyn til at den ansatte skal arbeide tilsvarende normalarbeidsdag i snitt og at de arbeidsfrie feriedagene planlegges inn som ferie», skriver Sivilombudet.

Videre legger ombudet til grunn at arbeidsgiver fritt kan legge inn i planen ferieuke med 37,5 timer når feriesøknaden er innvilget før planen er satt opp og drøftet med tillitsvalgte. I et slikt tilfelle kan arbeidsgiver fordele arbeidstiden i planperioden før og etter ferien slik at gjennomsnittlig arbeidstid blir 37,5 timer i perioden.

«At en ansatt opplever å «skylde» arbeidsgiver timer etter ferieuttak, skyldes ikke at ferien i seg selv fører til minustid. Det handler derimot om antall timer den ansatte har arbeidet før ferien startet, sammenholdt med oppsatt arbeidstid og antall uker som er igjen i den resterende perioden for gjennomsnittsberegning av arbeidstid. Det er altså ikke ferien som fører til eventuell «minustid», men at den ansatte ikke har jobbet tilstrekkelig antall timer i forkant av ferien, til at gjennomsnittlig arbeidstid blir 37,5 arbeidstimer med det antall arbeidstimer som ligger inne den resterende delen av arbeidsperioden. Ettersom drøftelsen gjelder ferie som blir innvilget etter at planen er satt opp, har arbeidsgiver ikke hatt mulighet til å sikre en «jevnest mulig belastning», slik ATB-avtalen § 3-1 (9) gir anvisning på ved ferieplanlegging», skriver Sivilombudet.

Lik behandling av alle

I sin uttalelse fastslår Sivilombudet at den nåværende ordningen i Sør-Vest politidistrikt innebærer at alle ansatte får like mye ferie og jobber like mange arbeidstimer for grunnlønnen i løpet av et arbeidsår, uavhengig av når ferien tas ut.

Sør-Vest politidistrikt og politimester Hans Vik får dermed fullt ut gehør for sin argumentasjon i sine uttalelser til Sivilombudet, der distriktet slo fast at det var viktig med likebehandling av ansatte som tar ut ferie. 

«Etter den gamle ordningen var det mer gunstig å ta ut ferie i en uke der det var planlagt med mer enn 37,5 timers arbeidsuke, enn i en periode der det var planlagt med mindre enn 37,5 timers arbeidsuke», heter det i uttalelsen.

Deretter konkluderer ombudet.

«Det er etter dette ombudets vurdering at Sør-Vest politidistrikts feriepraksis i utgangspunktet ikke strider med ferielovens krav til at ferie skal gis i form av hele feriedager.», skriver Sivilombudet.

Bør ha jevn belastning

Men Sivilombudet legger samtidig til at det er viktig at Sør-Vest politidistrikt tar en ny gjennomgang av hvordan arbeidsplanene er utformet.

«For å sikre at en ansatt ikke opplever at ferieavvikling fører til for stor arbeidsbelastning i ukene før og etter, bør det gjennomgående forsøkes å utarbeide arbeidsplaner med så jevn belastning som mulig, spesielt i perioder der det er påregnelig at det tas ut en del ferie, i tråd med bestemmelsen i ATB-avtalen § 3-1 (9). Disse planene må sikre at ferieukene fremstår som «nøytrale» i gjennomsnittsberegningen, samtidig som det ikke fremstår for de ansatte som at de «skylder» timer etter gjennomført ferie. Det bør formidles klart til de ansatte at feriefritid verken kan eller skal inngå i det antall arbeidstimer som skal danne grunnlag for gjennomsnittsberegning av arbeidstid innenfor en arbeidsperiode», heter det i uttalelsen, der ombudet føyer til:

«Om mulig bør distriktet dessuten ha arbeidsplaner som varer såpass lenge at det ikke oppleves som en ekstrabelastning for den ansatte å ta ut ferie, jf. plikten etter ATB-avtalen § 3-1 (3) og (9) til å sikre at de ansatte har jevnest mulig belastning ved oppsett av arbeidsplaner.»

— Vi vil i dag gå nøye gjennom rapporten, sammen med fagforeningene og hovedverneombudet, sier politimester Hans Vik i en kommentar til Politiforum.

Klager, ett av verneombudene ved FOT, har sendt Politiforum følgende uttalelse:

— Vi tar Sivilombudets uttalelser til etterretning. For arbeidsmiljøets del har det stor verdi at vi nå har fått en endelig avklaring på det betente feriespørsmålet, sier verneombud Kenneth Håland til Politiforum.