Alle som har eid en bil i sitt liv vet at det å levere bilen på verksted krever litt planlegging i en hektisk hverdag. Ofte må man alliere seg med et familiemedlem for å få kjørt bilen til verkstedet, for å få hjelp til å komme seg hjem igjen. Det samme er tilfelle når det er tid for å hente bilen.

Tenk deg at du i tillegg ikke kan velge fritt mellom alle verkstedene i ditt nærmiljø, men at du må kjøre en halvtime hver vei for å få gjort jobben som trengs. Det er denne frustrasjonen bilansvarlig Håkon Flor kjenner på hver uke på Orkland politistasjon utenfor Trondheim. Gjennom åtte år har han hatt et lokalt ansvar for politibilene. Etter at sentrale bilavtaler trådte i kraft, opplever han at det går med mye tid og mannskap til å holde bilparken vedlike.

– Slike sentrale avtaler er så rigide at det påvirker min hverdag som innsatsleder. Jeg må bruke patruljen på kjøring til og fra verksted istedenfor politiarbeid. Patruljen er opptatt av andre ting enn det de egentlig skal gjøre, og det synes jeg er utfordrende, sier han.

De sentrale bilavtalene reguleres av Politiets Fellestjenester (PFT), og setter regler for hvilke verksteder som kan brukes for service og reparasjoner av politibiler i Norge. Det er fem forskjellige verkstedskjeder som skal levere disse tjenestene for politiet, og ett av dem er Meca.

Hvis et distrikt har behov for å lage en egen lokal avtale fordi alle avtaleleverandørene ligger mer enn 30 kilometer fra tjenestestedet, må distriktet si ifra til PFT. Lakk- og karosserireparasjoner og enkeltkjøp av bildeler går under andre avtaler.

Bilansvarlig Flor sier at tettstedet der politistasjonen ligger, har 10 bilverksted og 5 lakkeringsverksteder innen gangavstand eller 5 minutters kjøretid. Men kun ett av verkstedene, som også er det minste verkstedet, er Meca-verksted, og ingen av lakkeringsverkstedene er det.

– Gjennom mine år som bilansvarlig har jeg etter hvert funnet en god kombinasjon mellom pris og kvalitet på hvilke verksted som blir brukt, i tillegg til kortest mulig transport og færrest mulig verkstedbesøk, sier han.

Nå må han forholde seg til avtalens kjøreregler.

Kasteball mellom verksted

Flor fører selv en oversikt over alt arbeid som har vært gjort og trenger å gjøres på politibilene. Politistasjonen har til sammen ni tjenestebiler og to snøskutere som skal holdes i orden. Bilene kjører hardt og brukes mye, og det er stadig behov for en tur på verksted. Han forsøker derfor å planlegge så godt det lar seg gjøre for når patruljene kan brukes til å levere bilene på verksted, noe som ikke alltid er lett i en politihverdag der alt kan skje.

Politioverbetjenten tok selv kontakt med Politiets Fellestjenester der han ga uttrykk for frustrasjon knyttet til å prøve å etterleve verkstedsavtalen etter beste evne. Overfor PFT oppsummerte Flor sine opplevelser på denne måten:

• Grensen på 30 kilometer gjør at man må kjøre lenger enn før.

• Det er tungvint å vurdere hva som er garantisak og hva som er slitasjereparasjoner.

• Det at man ikke kan gjøre garantireparasjoner og service på samme verksted gjør at politibilene blir en kasteball mellom verksteder.

• Mange og flere verkstedbesøk gir bilmangel, da det ikke finnes erstatningsbiler for de som står på verksted.

• Verkstedsbesøk gjør patruljer mindre tilgjengelige for oppdrag og forebyggende arbeid.

Svaret fra PFT var at politiet må følge anskaffelsesreglene de er underlagt.

Ba om sentrale avtaler

Kostnadene knyttet til utstyr, reparasjon og vedlikehold av politiets bilpark har gjennom årene vært mellom 85 og 100 millioner kroner i året for hele politiet. Ifølge PFT har vært et stort ønske fra distriktene å ikke måtte gjennomføre anskaffelsene av verkstedtjenester selv, og at PFT er politiets sentrale anskaffelsesmyndighet. Alternativet er at distriktene selv gjennomfører konkurranser, evaluerer tilbud og forvalter avtalene, noe som krever stor intern ressursbruk i politidistriktene, sier Truls Nygaard Djupvik i PFT.

– Det er de som har bedt oss om å lage sentrale avtaler på dette, forteller han.

Selv føler Flor at avtalen legger en del føringer på prioriteringene som gjøres.

– Hvis man regner på timesprisen med både å klargjøre og kjøre bilen tur-retur, blir det mye penger. Patruljen er mindre tilgjengelig når man holder på å kjøre bort bilen. Det blir det mindre beredskap av. Tenkt om noe skulle skje, og så er den ene patruljen i distriktet på vei til verksted, sier han.

Flor forteller han ønsker at politibetjentene skal være mest mulig tilgjengelig for publikum, og ikke bruke timer på å kjøre politibilen unødvendig. Han føler også en stor frustrasjon over at han ikke får vite bakgrunnen for kilometersgrensene som er satt, eller tallgrunnlaget for avtalen. Flor er helt enig i at politiet må være med på å spare penger, men er nysgjerrig på hvor mye de faktisk sparer på sentrale avtaler for politibilene. Han lurer på om man har tatt den ekstra tiden det tar å kjøre til riktig Meca-verksted inn i beregningen.

– Kan ikke telle beredskap

– Beredskap kan kanskje ikke telles i penger. Og nå koster jo beredskap, på mange områder. Derfor etterlyser jeg et helhetsbilde for hva som egentlig er med i regnestykket. Man må veie opp det man sparer inn i kroner og øre mot andre faktorer også, mener han.

Politioverbetjenten har lang fartstid i Orkland kommune, og forteller om harde prioriteringer om ressurser på stasjonen. Han sier de ikke har ekstra folk eller biler til å håndtere reparasjon og service av bilene.

Politiforum erfarer at det er blandede opplevelser i politi-Norge om hvor godt PFTs verkstedsavtaler fungerer til daglig. Det kommer både an på hvem man spør, og hvor i Norge politidistriktet ligger. En rød tråd er at man er avhengig av å få tilpasset avtalene lokalt, spesielt ute i distriktene med lange avstander.

Odd Børre Evensen er polititjenesteleder med hovedansvar for utstyret i Vadsø i Finnmark politidistrikt. Han har dermed også det lokale ansvaret for politibilene. Han forteller at alle de sentrale avtalene har ført til merarbeid for de som jobber ute i distriktene.

– Tidligere hadde vi mye mer lokale muligheter, men nå har de sentrale avtalene ført til at politifolk har blitt sjåfører istedenfor å etterforske, da vi må bruke kjernetiden vår på transport til og fra verksted. I Finnmark kan det slå negativt ut fremfor i sentrale områder i Norge. Vi opplever også å vente lenger på utstyr som bestilles gjennom sentrale avtaler. Tidligere kunne vi kjøpe lokalt, sier han.

Evensen trekker frem at om det er garantisaker må han kjøre 50 mil én vei, mens vanlige servicer gjøres i Vadsø. Det gjelder spesielt de nye Skodaene politidistriktet har kjøpt inn. Han forteller at de kan bruke to dager på å få reparert bilen.

– Det vi tidligere kunne kjøpe og få service på i Vadsø, må vi nå bruke en hel arbeidsdag på. Man har ikke sett på kartet når man har inngått avtalene. Hvis jeg får en motorfeil i Vadsø, må jeg transportere bilen 520 kilometer fra Vadsø til Alta. Det vi savner er å bruke det lokale næringslivet vårt. Tidligere var det lokale avtaler. Da var det bare å droppe innom verksted. Vi har jevnlig møter hvor vi har rapportert om vår frustrasjon, uten at det har skjedd noe, sier han.

Materiellansvarlig i Møre og Romsdal politidistrikt, Helge Berg, sier verkstedsavtalen ikke utløser ekstra lang reisevei, fordi de har et lokalt Meca-verksted. Lang reisevei opplever de derimot på garantisaker og serviceavtaler.

– Når vi kjøper inn nye biler kan vi velge å kjøpe med serviceavtale for en viss periode. Nye Mercedeser og Volvoer må da til service på merkeverksted. For vårt vedkommende medfører det en reise på to timer hver vei, sier han.

Biler uten serviceavtale skal vedlikeholdes på Meca-verksted i henhold til verkstedsavtalen, dersom det er innenfor en avstand på 30 kilometer, presiserer Berg. Dersom det oppdages feil som kommer inn under nybilgarantien, må bilen kjøres til merkeverksted, som kan ligge langt unna.

– Vi fikk oljelekkasje på Skodaen vår, og bilen måtte til merkeforhandler i Molde. Arbeidet strakk seg over flere dager. Vi måtte organisere transport ved at to personer kjørte til verkstedet med hver sin bil, satte igjen den ene og kjørte sammen tilbake. Dette måtte gjentas da bilen skulle hentes, forteller han.

Andre politidistrikter opplever at bilavtalene fungerer bra. Ole-Magne Eklund er kjøretøyforvalter i Troms politidistrikt, ett av distriktene som opplever at bilavtalene fungerer godt. Han forteller de har serviceavtaler på alle nye biler, og da utfører de både service og garantireparasjoner på samme verksted. De har også en relativt grei bilpark med tanke på alder, forteller Eklund.

Det magiske tallet

Historisk har PFT brukt 30 kilometer som grense på mange avtaler med en slik struktur som verkstedsavtalen det snakkes om her. Det forteller Truls Nygaard Djupvik i PFT. Seksjonslederen for transportmidler sier grensen på 30 kilometer er et balansert valg mellom tidsbruk, praktiske forhold og for å få til en avtale leverandørene selv ønsker. På nasjonale avtaler ønsker leverandørene å få en størst mulig avtale, og hadde PFT satt fem eller 10 kilometer som grense, ville det vært liten gevinst for leverandørene, da de ikke kunne levert til særlig mange tjenestesteder.

– Vi ønsker å få en god avtalepart som kan dekke store deler av Norge, men samtidig skal man ikke kjøre altfor langt. Det tar cirka en halvtime å kjøre 30 kilometer, noe som er et greit kompromiss, og som er utarbeidet i samarbeid med representanter for politidistriktene. For å få gode priser må vi også ha god dekning, sier Djupvik.

Etter at Politiforum tok kontakt med PFT, fant de etter nærmere undersøkelser ut at det har skjedd noen feilrapporteringer fra leverandøren om hvilke verksteder som var innenfor grensen på 30 kilometer. Ett av disse verkstedene har Flor brukt siden avtalen kom.

– Når vi undersøker det aktuelle verkstedet nærmere, ser vi at avstanden ikke er 25 kilometer slik Flor skrev i sitt brev, men rett over 30 kilometer, forteller Djupvik.

Han sier verkstedet Flor må kjøre over en halvtime til hver vei, har blitt rapportert inn som 29 kilometer, men ifølge Google Maps ligger cirka 32 kilometer unna.

– Distriktene bør dobbeltsjekke dette om de mener avstanden er i grenseland. Noe tilsvarende er avdekket for et par andre verksteder også, forteller Djupvik.

Selv om noen distrikter kjenner på lange avstander, vil de være i mindretall, ifølge PFTs utregninger.

– Totalt har vi sett at for de Meca-verkstedene som ligger under 30 kilometer fra et tjenestested, ligger de aller fleste under 10 kilometer fra tjenestestedet, mens omtrent 90 prosent har under 10 kilometer og omtrent 97 prosent har under 20 kilometer. Så det er snakk om svært få som har over 20 kilometer å kjøre, fortsetter Djupvik.

Anbefaler serviceavtaler ved nykjøp

PFT anbefaler også at alle som kjøper nye biler inngår serviceavtaler. Slik vil man kunne få alt bilen trenger dekket hos for eksempel et Volvo-verksted. Etter det Djupvik kjenner til, har Orkanger valgt å ikke inngå en slik serviceavtale, og kan dermed heller ikke bruke Volvo-verkstedet som ligger rett i nærheten til vanlig service og vedlikehold. Men dette gjelder ikke dersom det er snakk om garantiarbeid, eller arbeid som krever spesialkompetanse knyttet til Volvo eller politibiler, slik som arbeid på polisiære installasjoner eller oppgradering av software. Håkon Flor forteller på sin side at det å inngå slike serviceavtaler heller ikke er like enkelt, da bilene kan bli flyttet innad i politidistriktet for å komme på «rett» verksted.

På spørsmål om hvorfor ikke bilansvarlig Flor i Orkanger fikk opplyst om at verkstedet han benytter likevel ligger utenfor kilometeravstanden, forteller Djupvik at de ikke gjør kontrollmålinger av alle avstander. Dette ble gjort manuelt på forespørsel. Verkstedene må være innenfor 30 kilometer og politidistriktene bør ettergå dette selv, eller be PFT gjøre det dersom det er tvil, sier han.

– Men Flor henvendte seg til PFT via e-post, og uttrykte frustrasjon over verkstedsavtalen?

– I Flor sin henvendelse oppga han en kjørevei på 25 kilometer, noe han mente var for langt i forhold til det han var vant med. Vi stilte ikke spørsmål ved om dette var riktig. Det er lov å være uenig i valget av grense i avtalen, og det er noe vi kan revurdere til neste anskaffelse. Vi opplevde også at han hadde spørsmål om hvordan de skulle forholde seg til avtalen. Vi opplevde det ikke som en henvendelse om å finne en lokal løsning eller at det var avvik knyttet til et verksted. Vi sendte Flor et svar med flere avklaringer som skulle gjøre det enklere å forholde seg til de forskjellige verkstedene, og informerte om at vi kunne bistå om det var andre ting han hadde utfordringer med. Jeg har snakket med ham i etterkant, og sammen dobbelsjekket vi avstanden til verkstedene han har benyttet til lakk og karosseriarbeid, og det var over 30 kilometer. Der vil vi kunne lage en lokal avtale, men da må han gå linjen i distriktet før vi kan starte et arbeid. Til Meca-verkstedet han benytter til mekanisk arbeid har han omtrent to kilometer å kjøre. PFT kommer til å lære av denne avtalen, slik vi gjør med alle avtaler, forteller han videre.

Djupvik sier utfordringen med avtalene er å skaffe god dekning. På steder med rushtid kan 30 kilometer oppleves som veldig langt, mens andre distrikter sier at 30 kilometer ikke er langt unna, som i Nord-Norge. Men de fleste distriktene har gitt gode tilbakemeldinger på de sentrale avtalene, ifølge Djupvik.

– Vi er stort sett fornøyd med avtalen vi har inngått, og det vi ser er at majoriteten av kundene våre også er fornøyde, sier han.

Ingen sammenlignbare tall

Meca har 350 verksteder i Norge og cirka 140 av disse er også autorisert for å kunne håndtere en politiavtale. Administrerende direktør i Meca, Tore Stensbøl, forteller at de har fått gode tilbakemeldinger sentralt fra politiet om avtalen de utfører.

– Det er ganske mange krav fra politiet og tøffe krav fra oss til verkstedene. Vi har månedlige møter med politiet der vi går igjennom og ser om det fungerer. Selv om noen opplever avtalene som rigide, er det nesten slik det må være, tenker jeg, forteller Stensbøl.

Han ser at det kan skape trøbbel at spesialjobber ikke er en del av avtalen med politiet. Meca skal håndtere bilen på servicesiden, altså skifte bremser, klosser eller skader, men spesialjobber er ikke en del av avtalen, forteller direktøren.

– Dette er litt av utfordringen. Det kan jo skape trøbbel, men det ville vært det samme om det hadde vært hos Volvo, da det heller ikke er de som har bygd opp bilene. De hadde hatt den samme utfordringen, sier han.

Djupvik i PFT forstår også at det oppleves som mer tungvint dersom man går til et frittstående verksted først, og oppdager en garantisak, for så å måtte dra til merkeverkstedet. Men han sier at i de fleste tilfeller måtte man uansett ha booket ny time for å få gjennomført garantireparasjonen, ettersom verkstedet ofte må bestille deler og sette av tid til arbeidet.

– Det er som regel sammenlignbart, men vi skal ta lærdom av at det er vanskelig å ikke forholde seg til merkeverksteder der det fungerer bra, sier Djupvik.

Grunnen til at ikke politidistriktene har serviceavtaler til alle biler er at ikke alle tjenestesteder har et merkeverksted i nærheten, sier han.

– Hvor mye har politiet spart på å innføre sentrale avtaler for biler?

– Politiets fellestjenester (PFT) har foreløpig ikke sammenligningsgrunnlag for å regne ut hvor mye penger politiet har spart på de sentrale verkstedavtalene. Det er fordi verkstedsavtalene er de første avtalene av denne typen. Avtalene hadde oppstart 1. mars i år, forteller Djupvik.

Han mener de historiske tallene ikke kan sammenlignes av flere grunner.

– Det er fordi bilparken over tid utvikler seg og vi kjøper andre bilmerker, nye drivlinjer og tekniske løsninger innføres, og andre faktorer påvirker kostnadene, som tilgang og markedspriser på reservedeler. Årlige kostnader kan også i stor grad påvirkes av antallet store enkeltskader. Historisk sett har vi benyttet mange forskjellige leverandører med forskjellige typer avtaler. Kostnadene kan derfor ikke sammenlignes én til én. Vi opplever at vi har fått til avtaler som i det store bildet gir gode priser og kort reisevei, sier han.

Nå har PFT avtale med totalt fem forskjellige leverandører som skal dekke alle behovene til politistasjonene som har et verksted i nærheten. PFT opplever at det har vært noen etableringsutfordringer med avtalene på noen av de lokale verkstedene, men at avtalene stort sett håndterer de lokale forholdene bra.

– Ved de stedene der vi har fått tilbakemelding om at det ikke fungerer bra, har vi gått inn og justert i samråd med distrikt og leverandør. Vi kan gå inn å lage en helt spesifikk lokal avtale om ting ikke fungerer. De som har sagt ifra om utfordringer har vi ikke opplevd noe kritikk fra i ettertid, og vi opplever de aller fleste som fornøyd, sier han.